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Text File  |  1996-07-12  |  14KB  |  397 lines
  1. Allgemeine Programmbeschreibung :
  2.  
  3.  
  4. Die Archivierung der Dokumente k÷nnen Sie sich bildlich wie das
  5. Ablegen von Schriftstⁿcken in Ordnern vorstellen. Diese Ordner
  6. werden durch folgende TrennblΣtter unterteilt :
  7.  
  8.  
  9. 1) Dokumenttyp    z.B.:    Faxnachrichten
  10.             Rechnungen
  11.             Aktennotizen      
  12.             usw.
  13.  
  14.    (Diese Zuweisungen erfolgen im Unterprogramm "Dokumenttyp 
  15.    zuweisen")
  16.  
  17. 2) Max. 3 Suchbegriffsgruppen pro Ordner, die aber wiederum 
  18.    beliebig viele Suchbegriffe enthalten k÷nnen :
  19.  
  20.         z.B.:    Gruppe            Suchbegriffe
  21.  
  22.             Projekte    -->    Projekt 01
  23.                         Projekt 02
  24.                         usw.
  25.                     
  26.             Sachbearbeiter    -->    Mayer Kurt
  27.                         Moser Franz
  28.                         usw.                
  29.                                                 
  30. Achtung: 
  31.  
  32. Bevor Sie Dokumente archivieren k÷nnen, mⁿssen Sie mindestens
  33. einen Ordner und einen Dokumententyp zuweisen.
  34.  
  35.  
  36. o)Neuen Ordner anlegen: 
  37.  
  38.  
  39. ╓ffnen Sie bitte das dazugeh÷rige Programm durch Klicken auf den
  40. Schalter 
  41.  
  42.         "Neuen Ordner anlegen"
  43.  
  44. Allgemeine Funktionsbeschreibung:
  45.  
  46. Neben den Bezeichnungen sehen Sie wei▀e Kreise,von denen jeweils
  47. nur immer einer als aktiv gekennzeichnet ist. Wenn Sie bereits
  48. einige Ordner angelegt haben, dann erscheint  in der rechts 
  49. stehenden Listenbox eine Auswahl der Bezeichnungen (alphabetisch
  50. geordnet), die Sie bereits eingegeben haben.
  51. Sie k÷nnen eine dieser Bezeichnungen einfach durch einen Doppel-
  52. klick auswΣhlen. Das Umschalten zwischen den einzelnen Eingabe-
  53. feldern erfolgt durch Anklicken oder durch die "TAB - Taste".
  54. Wenn Sie einen bereits angelegten Ordner auswΣhlen, dann werden
  55. alle 3 Suchbegriffsgruppen dieses Ordners angezeigt.
  56.  
  57.      (z.B.: Projektordner -> Projekt 01,
  58.                  Projekt 02 
  59.                  usw.).
  60.  
  61. Ordnerbezeichnung eingeben: 
  62.  
  63. Geben Sie bitte in der Eingabezeile die Bezeichnung fⁿr einen
  64. neuen Ordner ein. Jede Bezeichnung kann nur einmal verwendet
  65. werden. 
  66.  
  67. Suchbegriffsgruppennamen eingeben: 
  68.  
  69. Geben Sie in den dazugeh÷rigen Eingabefeldern die von Ihnen 
  70. ausgewΣhlten Suchbegriffsgruppennamen ein.
  71.  
  72.         z.B.:     ->    Firma
  73.                 Liegenschaft
  74.                 Kunde
  75.                 Produkt
  76.                 usw.
  77.  
  78. Sie k÷nnen natⁿrlich auch durch Doppelklick eine bereits be-
  79. stehende Suchbegriffsgruppe aus der Listenbox auswΣhlen. Wenn 
  80. Sie eine Suchbegriffsgruppe in mehreren Ordnern verwenden, dann
  81. greifen diese immer auf den gleichen Datenbankstand zu.
  82. Falls Sie jedoch keine 3 Suchbegriffsgruppen ben÷tigen, dann 
  83. k÷nnen Sie zum Beispiel auch eine Suchbegriffsgruppe mit der Be-
  84. zeichnung <nicht verwendet> anlegen.
  85. Nachdem Sie eine Ordnerbezeichnung und die Suchbegriffsgruppen-
  86. namen eingegeben haben, klicken Sie bitte auf die "OK-Taste", 
  87. um den neuen Ordner anzulegen.
  88.  
  89.     
  90. o)Dokumententyp zuweisen:          
  91.  
  92.  
  93. ╓ffnen Sie bitte das dazugeh÷rige Programm durch Klicken auf den
  94. Schalter 
  95.                  "Dokumenttyp zuweisen"
  96.  
  97. Allgemeine Funktionsbeschreibung:
  98.  
  99. Diese Bezeichnung teilt dem Programm mit, welche Dateien als 
  100. Vorlage verwendet werden.Immer wenn Sie ein neues Dokument er-
  101. stellen, wird die Vorgabedatei auf den neuen Namen umkopiert.
  102. Fⁿr diesen Zweck k÷nnen Sie sich ein Unterverzeichnis anlegen
  103. (z.B."Vorlagen"), in dem Sie dann Ihre Vorgabedokumente 
  104. speichern. Die Vorgabedokumente erstellen Sie ganz normal in 
  105. den Windowsanwendungen, mit denen Sie normalerweise arbeiten.
  106. Oder Sie verweisen auf die von Ihnen bereits erstellten Vor-
  107. lagen.
  108. Sie mⁿssen unbedingt eine Dokumententypbezeichnung anlegen, 
  109. bevor Sie Dokumente archivieren k÷nnen. Diese Bezeichnung 
  110. beinhaltet :
  111.  
  112.     
  113. a) Vorgabedatei und Vorgabepfad
  114.      
  115.    -->    Dies ist der Verweis auf die Datei, welche
  116.     bei der Erstellung eines neuen Dokumentes
  117.     als Vorlage verwendet wird.
  118.  
  119. b) Vorgabepfad fⁿr neue Dokumente    
  120.  
  121.    -->    Dies ist das Verzeichnis, in welches die neuen
  122.     Dokumente abgespeichert werden. Dieser
  123.     Pfad dient nur als Vorgabe. 
  124.                                  
  125.  
  126. Eingaben in die Texteingabefelder: 
  127.  
  128. Aktivieren Sie das Feld, in dem Sie eine Eingabe vornehmen
  129. wollen, durch Klicken auf den dazugeh÷rigen Schalter. 
  130. Das Feld wird dadurch als "AKTIV" gekennzeichnet und Sie k÷nnen
  131. Ihre Auswahl durch Doppelklicken in der Listenbox "Auswahl" 
  132. vornehmen oder direkt ⁿber die Tastatur eine neue Bezeichnung 
  133. eingeben.
  134.  
  135. Plattenbezeichnung eingeben: 
  136.  
  137. Rechts von dem Schalter "Vorgabepfad" und "Pfad..." wird die
  138. Plattenbezeichnung angegeben. Bei jeder erstmaligen Speicherung
  139. eines Dokuments auf ein Medium, mⁿssen Sie fⁿr dieses eine 
  140. eindeutige Plattenbezeichnung eingeben. Diese Eingabe erfolgt
  141. aus zwei Grⁿnden :
  142.     
  143. 1)  Wenn Sie ein auswechselbares Medium verwenden 
  144.     (z.B. Wechselfestplatten), wird Ihnen dadurch angegeben 
  145.     welches Medium Sie einlegen mⁿssen.
  146. 2)  In einem Netzwerk kann es natⁿrlich vorkommen, da▀ sich die
  147.     einzelnen Laufwerksbuchstaben, je nachdem auf welchen 
  148.     Arbeitsplatz Sie sich befinden, Σndern.
  149.     Durch die Eingabe der Plattenbezeichung erhΣlt jedoch jedes
  150.     Laufwerk einen eindeutigen Namen.
  151.  
  152. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie bitte auf 
  153. die "OK-Taste" um den neuen Dokumententyp zu erzeugen.
  154.  
  155.  
  156. o)Neues Dokument erstellen:
  157.  
  158.  
  159. ╓ffnen Sie bitte das dazugeh÷rige Programm durch Klicken auf 
  160. den Schalter 
  161.  
  162.             "Neues Dokument erstellen"
  163.  
  164. Allgemeine Funktionsbeschreibung : 
  165.  
  166. Nachdem Sie Ordner und Dokumententypen angelegt haben, k÷nnen 
  167. Sie mit dem Archivieren Ihrer Dokumente beginnen.
  168. Wie beim Dialogfenster fⁿr das Anlegen von Ordnern, sehen Sie
  169. auch hier neben den Bezeichnungen Kreise, von denen immer einer
  170. als der Aktive gekennzeichnet ist.
  171. Zu dieser Bezeichnung erscheinen dann in der Listenbox 
  172. "Vorhandene Objekte" die jeweiligen Begriffe, die Sie bereits 
  173. angelegt haben.        
  174. Sie k÷nnen einen dieser Begriffe einfach durch einen Doppelklick
  175. auswΣhlen. Das Umschalten zwischen den einzelnen Eingabefeldern
  176. erfolgt durch Anklicken bzw. mit der "TAB - Taste".
  177.  
  178. Eingeben der Ordnerbezeichnung: 
  179.  
  180. Aktivieren Sie das Eingabefeld durch Anklicken und wΣhlen Sie in
  181. der Listenbox den von Ihnen fⁿr die Archivierung bestimmten 
  182. Ordner aus (Doppelklick).
  183. Sobald Sie einen Ordner ausgewΣhlt haben, werden die einzelnen 
  184. Suchbegriffsgruppen eingelesen und angezeigt. In der Listenbox 
  185. werden immer alle vorhandenen Objekte zum aktiven Begriff 
  186. alphabetisch geordnet angezeigt. Sobald Sie beginnen eine Be-
  187. zeichnung ⁿber die Tastatur einzugeben, werden nur noch jene 
  188. Bezeichnungen angezeigt, die mit den eingegebenen Buchstaben 
  189. ⁿbereinstimmen.
  190.  
  191. Dokumenttyp auswΣhlen: 
  192.  
  193. Aktivieren Sie das Eingabefeld durch Anklicken der Eingabezeile 
  194. und wΣhlen Sie den Dokumententyp aus der Liste der vorhandenen 
  195. Objekte aus.
  196. Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der Vorgabepfad 
  197. fⁿr das neue Dokument auf die Einstellungen des Dokumententyps 
  198. umgestellt.
  199.  
  200. Suchbegriffe eingeben: 
  201.  
  202. Aktivieren Sie das Eingabefeld durch Anklicken und wΣhlen Sie 
  203. einen Suchbegriff in der Liste aus. Falls Sie einen neuen Such-
  204. begriff eingeben wollen, dann drⁿcken Sie, nachdem Sie das 
  205. Eingabefeld aktiviert haben, auf eine Taste (z.B.: Space-Taste).
  206. Der voreingestellte Suchbegriff  <nicht verwendet> wird dadurch
  207. gel÷scht und Sie k÷nnen ganz normal ⁿber die Tastatur einen
  208. neuen Suchbegriff eingeben. Dieser wird dann nach dem Drⁿcken 
  209. der OK-Taste gespeichert.
  210. Sobald Sie mit der Eingabe eines neuen Suchbegriffes beginnen,
  211. werden nur noch jene Suchbegriffe angezeigt, die mit den ein-
  212. gegebenen Buchstaben noch ⁿbereinstimmen.
  213.  
  214. Pfad eingeben: 
  215.  
  216. Nachdem Sie einen Dokumententyp ausgewΣhlt haben, wird der Pfad 
  217. (Verzeichnis, indem das neue Dokument abgelegt wird), den Sie 
  218. eingestellt haben, angezeigt.
  219. Durch Drⁿcken auf die Taste "Pfad" k÷nnen Sie jedoch diesen Vor-
  220. gabepfad durch das AuswΣhlen in der Listenbox jederzeit Σndern.
  221.  
  222. Dateinamen eingeben: 
  223.  
  224. Geben Sie in dieser Eingabezeile den Namen ein, unter dem das 
  225. neue Dokument gespeichert werden soll. In der Listenbox werden 
  226. alle Dateien angezeigt, die in diesem Verzeichnis bereits
  227. angelegt wurden.
  228. Die Eingabe einer Dateienerweiterung ist nicht notwendig, da 
  229. diese von der Vorgabedatei ⁿbernommen wird.
  230.  
  231. Notizbeschreibung erzeugen: 
  232.  
  233. ╓ffnen Sie bitte das dazugeh÷rige Programm durch Klicken auf 
  234. den Schalter 
  235.             "Kurzbeschreibung"
  236.  
  237. Dadurch wird  die Dialogbox fⁿr die Erstellung von Notizdateien 
  238. ge÷ffnet. In dieser Dialogbox k÷nnen Sie eine Kurzbeschreibung 
  239. ⁿber das zu archivierende Dokument eingeben. Diese Beschreibung 
  240. wird Ihnen dann spΣter beim Suchen nach Dokumenten sehr
  241. nⁿtzlich sein, da Sie genau feststellen k÷nnen, um welches 
  242. Dokument es sich hierbei handelt.
  243.  
  244. Nachdem Sie dann die OK-Taste gedrⁿckt haben, wird der neue
  245. Datenbankeintrag gespeichert, die Vorgabedatei auf die neue 
  246. Bezeichnung umkopiert, und die entsprechende Windowsanwendung 
  247. mit der neuen Datei hochgefahren.
  248.  
  249.  
  250. o)Archivieren von bereits bestehenden Dokumenten:
  251.  
  252.     
  253. Dies erfolgt analog zum Anlegen von neuen Dokumenten. Sie haben
  254. jedoch hier noch zwei weitere Befehle zur Auswahl:
  255.         
  256. 1)Durch Drⁿcken auf die Taste "Anzeigen" wird das Dokument in 
  257.   der dazugeh÷rigen Anwendung angezeigt.
  258.  
  259. 2)ZusΣtzlich haben Sie auch noch die M÷glichkeit, vorhanden 
  260.   Dokumente durch
  261.  
  262.             "Drag & Drop"
  263.     
  264.   zu archivieren .
  265.  
  266. WΣhlen Sie die zu archivierende Datei(z.B.: im Datei-Manager, 
  267. Explorer, in der Suchendialogbox usw.) mit der linken Maustaste
  268. aus. Halten Sie die Maustaste gedrⁿckt und bewegen Sie die Datei
  269. auf das Hauptfenster der Dokumentverwaltung und lassen Sie dort
  270. die Maustaste wieder los .
  271. Es wird nun automatisch das Fenster fⁿr das Archivieren von 
  272. vorhandenen Dokumenten ge÷ffnet und der Dateienpfad und der 
  273. Name der Datei ⁿbernommen.
  274.  
  275.  
  276. o)Dokument suchen:
  277.  
  278.  
  279. ╓ffnen Sie bitte das dazugeh÷rige Programm durch Klicken auf 
  280. den Schalter 
  281.             "Dokument suchen"
  282.  
  283. Zeitraum: 
  284.  
  285. Hier k÷nnen Sie angeben, in welchen Zeitraum nach den 
  286. Dokumenten gesucht werden soll. Hierbei haben Sie zwei 
  287. M÷glichkeiten :
  288.  
  289. 1) Einstellung ⁿber die vorgegebenen Zeitbegrenzungen :
  290.  
  291. 2) durch freie Eingabe des gewⁿnschten Zeitraumes.
  292.    Als Vorgabe ist immer das letzte Monat eingestellt.
  293.  
  294. Ordner: 
  295.  
  296. Aktivieren Sie bitte die Ordnerauswahl durch Klicken auf den 
  297. Schalter "Ordner". Es werden nun in der Listenauswahl 
  298. "vorhandene Objekte" alle Ordner angezeigt, die Sie bereits 
  299. angelegt haben.
  300. Durch Doppelklicken k÷nnen Sie die gewⁿnschten Ordner 
  301. auswΣhlen. Diese werden dann in der Liste "verwenden" 
  302. angezeigt. Durch einen Doppelklick auf dem Begriff  <alle>  
  303. werden alle Ordner entweder selektiert oder deselektiert.
  304.  
  305. Dokumententyp: 
  306.  
  307. Aktivieren Sie bitte die Dokumententypauswahl durch Klicken auf 
  308. den Schalter "Dokumenttyp" und wΣhlen Sie die Typen-
  309. bezeichnungen aus, die Sie fⁿr die Suche verwenden wollen.
  310.  
  311. Suchbegriffe: 
  312.  
  313. Klicken Sie bitte auf die Eingabeleiste unter der jeweiligen 
  314. Suchbegriffsgruppe. Es wird dadurch eine Liste ge÷ffnet, die 
  315. alle Suchbegriffsgruppennamen enthΣlt , die in dem ausgewΣhlten
  316. Ordnern vorkommen .
  317. Sobald Sie einen Suchbegriffsgruppennamen ausgewΣhlt haben, 
  318. werden in der Liste <vorhandene Objekte> alle Suchbegriffe 
  319. dieser Gruppe angezeigt.Treffen Sie nun bitte Ihre Auswahl be-
  320. zⁿglich der Suchbegriffe, die verwendet werden sollen.
  321. Fⁿr die Suche nach Dokumenten wⁿrde die Ordner- und Dokumenten-
  322. typauswahl bereits genⁿgen. Sie sollten deshalb nur diese 
  323. Suchbegriffe verwenden, von denen Sie wissen, da▀ sie auch in 
  324. den gesuchten Dokument vorkommen. Oft kann es vorkommen, da▀ 
  325. Sie Ihr gesuchtes Dokument bereits mit einer Suchbegriffsgruppe
  326. eindeutig herausfiltern k÷nnen.
  327.     
  328. Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben, klicken Sie 
  329. bitte auf die "OK-Taste" um mit der Suche zu beginnen. 
  330. Es werden nun die gefundenen Dokumente zeilenweise angezeigt. 
  331. Sie k÷nnen hierbei bereits erkennen :
  332.  
  333.     o) Ordnerbezeichnung
  334.     o) Dokumententyp
  335.     o) Datum (Erstellungsdatum des Dokumentes)
  336.     o) Medium (die von Ihnen eingegebene Plattenbezeichnung)
  337.     o) Dateiname
  338.  
  339. Notizdatei anzeigen: 
  340.  
  341. Jedesmal, wenn Sie auf einen gefundenen Eintrag in der Liste 
  342. klicken, wird die dazugeh÷rige Notizdatei angezeigt. Diese gibt
  343. Ihnen dann noch zusΣtzliche Informationen ⁿber das gefundene
  344. Dokument.
  345.  
  346. Gefundene Dokumente anzeigen: 
  347.  
  348. Um die gefundenen Dokumente zu bearbeiten, brauchen Sie nur auf 
  349. den jeweiligen Eintrag in der Listenbox doppelklicken.
  350. Danach wird die entsprechende Windowsanwendung gestartet und das
  351. Dokument geladen.
  352.  
  353. o)Zubeh÷r:
  354.  
  355. ╓ffnen Sie bitte das dazugeh÷rige Programm durch Klicken auf 
  356. den Schalter 
  357.                 "Zubeh÷r"
  358.  
  359. Datenbankfreigabe: 
  360.  
  361. Bei einigen ─nderungen an der Datenbank werden Sperrdateien 
  362. angelegt, soda▀ in der Zwischenzeit eine andere Anwendung nicht
  363. auf die Datenbank zugreifen kann. Diese Sperrdateien werden 
  364. normalerweise vom Programm wieder gel÷scht. Sollte dies jedoch
  365. einmal nicht der Fall sein, dann k÷nnen Sie mit diesem Befehl
  366. die Datenbank wieder freigeben.
  367.  
  368. Suchbegriffsgruppennamen,Suchbegriffe,Ordner und Dokumenten-
  369. typen umbenennen: 
  370.  
  371. Mit diesen Befehlen k÷nnen Sie nachtrΣglich die von Ihnen ein-
  372. gegebenen Bezeichnungen Σndern. 
  373. Diese ─nderungen werden dann in allen DatenbankeintrΣgen
  374. durchgefⁿhrt.
  375.  
  376. Nicht verwendete Suchbegriffe entfernen: 
  377.  
  378. Wenn Sie z.B. Suchbegriffe nachtrΣglich Σndern(Bearbeiten in 
  379. der Suchendialogbox), dann kann es vorkommen, da▀ Sie in der 
  380. Datenbank Suchbegriffe angelegt haben, die in keinem Dokument 
  381. mehr verwendet werden. Mit diesem Befehl werden diese Such-
  382. begriffe entfernt.
  383.  
  384. Ordner l÷schen: 
  385.  
  386. Mit Hilfe dieses Befehles k÷nnen Sie einen Ordner mit allen 
  387. Datenbankeintragungen und den dazugeh÷rigen Notizblockdateien 
  388. l÷schen.
  389. Wenn Sie die Auswahl treffen, da▀ auch die Suchbegriffsgruppen
  390. gel÷scht werden sollen, dann werden nur diese gel÷scht, die in 
  391. keinen anderen Ordner verwendet werden.
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.