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Text File  |  1998-06-15  |  36KB  |  940 lines
  1.  
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  6.        Computers all Services - document       version 4.0
  7.        
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  14.  
  15.          SISTEMA DE CONTROL DE cafeteria
  16.           
  17. Este sistema permite controlar una cafeteria, con una o varias cajas
  18. Emitiendo vales de ventas, haciendo un cuadre de caja, controlando
  19. Los pagos a proveedores, el estado de los bancos y las deudas.
  20. Controla a los clientes con deudas, y hace análisis comerciales
  21. De todos los procesos. El saldo de los productos y los movimientos
  22. En el almacén.   
  23. Todos los grupos se encuentran integrado en un programa único que 
  24. se activa desde windows95 pinchando en cafeteria o desde dos llamando 
  25. al programa c:\cafeteria\>cafeteria desde el subdirectorio cafeteria.
  26. el programa arranca presentando un menú en barra en el que visualiza 
  27. todas las opciones.
  28. se termina de trabajar con el comando escape(*) y tiene una ayuda en 
  29. línea con el comando F1.
  30. Esta implementado a partir de la versión 4.0 el uso de ratón en todas
  31. las opciones.
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
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  38.  
  39.  
  40.  
  41.                          
  42.                                       ver 4.0
  43.                               ing. Walfrido Cruz Boza
  44.                               c\ almeria #22 3a  CP 29018
  45.                               telf. 907-723130 95-2298174
  46.                               Málaga España
  47.                               email: walsystem@mail.colon.net
  48.                               htpp://www.ymc.com/computers
  49.                               Computers all services 
  50.                               Miami USA 
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
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  62.  
  63.  
  64.  
  65.    CONSIDERACIONES GENERALES:
  66.  
  67.  
  68.    El sistema esta diseñado para que trabaje con maquinas desde el 
  69. rango de la PC-8086, hasta las actuales. Por lo que en caso de tener 
  70. algunos equipo PC-8086,Xt,ect, Puede usarlo como caja contadora ,logrando
  71. con esto un significativo ahorro en equipos(existe versiones solo para
  72. estas maquinas).
  73.    La impresión de salida en el sistema caja esta reducida a 40-caract.
  74. para que pueda usar impresoras de cajas ,o en caso de impresoras mas 
  75. grandes papel de rollos, considerablemente mas baratos.
  76.    Usa cajón conectado a la impresora , que se abre en los procesos de
  77. ingreso de dinero.
  78.      En general se deja la formación del código  al administrador del 
  79. sistema, y se incluye los códigos de barra como referencia solamente para
  80. hacer mas personalizado el sistema.
  81.   Cualquier cambio en esta arquitectura debe hacerse con la ayuda del
  82. especialista para evitar errores en otros procesos.
  83. El producto tiene la posibilidad de ser usado para varias cafeterias 
  84. y tener varias cajas, usando un proceso de unión de ventas.
  85. La unión se hace con disquetes evitando costo en redes y problemas de
  86. conexión, sobre todo en configuraciones cercanas ,y maquinas de bajo costo.
  87. Existe versiones con conexión por líneas telefónica, e internet.
  88. El control financiero, los pagos a los proveedores y los bancos permiten
  89. conocer los pagos de los productos adquiridos a proveedores, los plazos
  90. De las deudas, y los movimientos por bancos de forma muy practica.
  91. Existen cuatro saldos fundamentales en el sistema:
  92. - Existencia del Producto
  93. - Saldo del Cliente
  94. - Saldo del Proveedor
  95. - Saldo del Banco
  96. Cada uno de estos saldo se lleva de manera integrada por el sistema.
  97.  Al inicio debe personalizar su cafeteria con ayuda de la administracion
  98. Poniendo su dirección, llaves, etc. 
  99.  Usa un disco llave que se entrega con el sistema para autorizar procesos
  100. de cambios de llaves, precios. Con el fin de lograr un mayor rigor en los
  101. mismo.(Esta versión permite que el disco llave se cree la primera vez que lo
  102. pide)
  103.  Esta documentación y el sistema esta en desarrollo constante , por lo que
  104. debe preguntar por la versión actualizada.
  105.  Por ultimo , destaco que el control  por este sistema para una cafeteria
  106. media, solo se logra con organización , y continuidad en controles,
  107. no respondiendo el autor por las errores de dirección y descontroles de 
  108. las cafeterias que apliquen este sistema.
  109.  El autor agradecería cualquier sugerencia, o experiencia en la explotación
  110. de este sistema, hágalo a través de las dirección consignada.
  111.     ACABADO DE HACER ---> PUEDE VENDER CON IVA
  112.                  
  113.     
  114.                                        Gracias.
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125. -----------------------------------------------------------------------------
  126.           Presentación del Sistema
  127. -----------------------------------------------------------------------------
  128.                                                        lunes,05/15/1998
  129. nombre de cafeteria
  130. F1-ayuda                                      computers all services
  131.  CAJA   ALMACEN   INVENT.  BANCO   CONTAB   ANALIS   OPERAC   FICHER   ADMIN
  132.  
  133. -----------------------------------------------------------------------------
  134.  
  135.  
  136.  
  137.    El sistema  de control de cafeteria cuenta con los  grupos de Trabajo:
  138.  
  139.   - Grupo de ventas (Ventas, liquidaciones, Clientes, Traslados, Listados)
  140.  
  141.   - Grupo de Almacén (recepciones, Transferencias, Ajustes altas y bajas) 
  142.  
  143.   - Grupo de Inventario (Control de existencia Productos)
  144.  
  145.   - Grupos de Pagos (Pagos a proveedores ,Deudas, Plazos )
  146.  
  147.   - Grupo de Bancos(Operaciones con los bancos, saldos, Movimientos)
  148.  
  149.   - Grupo de Contabilidad(Control contable de las ventas)
  150.  
  151.   - Grupo de Análisis (Ventas, Movimientos, Existencia, Comerciales) 
  152.  
  153.   - Grupo de Operaciones(salidas Sql, Talleres, Etiquetas, Gráficos)
  154.  
  155.   _ Grupo de Ficheros(actualizar los ficheros de trabajo)
  156.  
  157.   - Grupo de Administración. (Clave de trabajo, Cajeros, otros)
  158.  
  159.  
  160.  
  161.                    GRUPO DE VENTAS
  162.  
  163.  
  164.     El proceso de venta se considera formado  por:
  165.              - Inicio de la venta
  166.              - Ventas
  167.              - Cancelar vales
  168.              - Control de Clientes
  169.              - Cuadre parcial
  170.              - Liquidación
  171.              - Traslado de información
  172.     Cada uno de estos procesos se complementan para formar el grupo de 
  173.     ventas:
  174.    - Inicio de venta: Introduce en la caja las condiciones iniciales
  175.               comprueba que se realizo la liquidación del proceso
  176.               de venta anterior, y pide los datos de quien realiza
  177.               las ventas: numero de cafeteria, caja, otros.
  178.               IMPORTANTE: SI pone un valor de IVA diferente a "0" la
  179.               maq. interpreta que quire vender con ese IVA y cobrara
  180.               y liquidara la ventas con IVA.
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.   - Ventas del prod.: Realiza las ventas del producto . Pide el código del
  186.              producto y comprueba que exista en el codificador,
  187.              pone el precio de venta y en caso que se le teclee
  188.              otro precio pide confirmación del cambio de precio
  189.              pide además la cantidad, y si el pago se efectúo en
  190.              efectivos o tarjetas, totaliza los productos e imprime
  191.              el vale.
  192.              Las ventas son en efectivo, tarjeta o créditos, en este 
  193.              ultimo caso es cuando el cliente tiene créditos a su favor
  194.              Los vales de ventas para productos con descuentos deben ir
  195.              Separados uno de otros con el fin de facilitar su control.
  196.              Los vales eliminados se guardan en un fichero oculto para
  197.              Verificar el trabajo de los cajeros.
  198.              Nota: de los códigos se sale con 000000(seis ceros)
  199.                    Ejemplo código[000000]
  200.                    Se termina de introducir producto y se va a cobrar
  201.                    Total con asterisco(*).
  202.              El programa detecta faltante en el dinero entregado y dice
  203.              El dinero a devolver.
  204.     Repetimos: Al terminar un vale, se teclea * y se pasa al total.
  205.              Si desea cancelar y regresar atrás teclea 000000 en código        
  206.      Nota:
  207.              El sistema contempla las ventas con descuentos, por lo que 
  208.              Cuando sale el precio del producto, si usted pone  un
  209.              Precio menor que el del producto preguntara es un descuento
  210.              , o un producto reservado, pues en ocasiones los clientes 
  211.               reservan productos y se los llevan o lo dejan en reserva
  212.               y esto se permite en este sistema, pues pregunta por él 
  213.               código del cliente, que se le da antes de esta operación 
  214.               y el programa pone la diferencia entre lo pagado por los 
  215.               clientes y el precio como a deber por ese cliente.
  216.   
  217.  
  218.    - Cancelar vales :Este proceso permite cancelar un vale vendido en el 
  219.              mismo día o sino ha efectuado la liquidación. Producto
  220.              de devolución en el día, error en el mismo, y otros.
  221.  
  222.    - Control Cliente: El cliente en este sistema puede comprar a crédito
  223.              controlándose los saldos, los movimientos del cliente
  224.              los traslados de cuentas, y cualquier operación que el
  225.              mismo realiza como por ejemplos los ingresos en efectivo
  226.              El ingreso en efectivo es el ingreso producto de reserva
  227.              otros ingresos que no son ventas, que se hacen en caja
  228.              ,y se emite un comprobante del mismo.
  229.    
  230.   - Cuadre parcial :Realiza un cuadre parcial de las ventas efectuadas, 
  231.              para controlar el estado de las mismas por cuentas,numero, 
  232.              de productos vendidos.
  233.  
  234.   - Liquidación: Se efectúa al terminar las ventas y hace un cuadre del
  235.              dinero entregado en caja, los valores de tarjetas 
  236.              declarados, el dinero devuelto, contra las ventas
  237.              y da un listado de liquidación por cajas. La Suma de 
  238.              las cajas forman la liquidación de cafeteria, En caso de
  239.              una sola caja, coinciden los dos procesos.
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246. IMPORTANTE:     La liquidación crea el fichero "liquidac.dbf" que refleja
  247.                 diariamente las ventas,  y si se vendió
  248.                 por tarjeta la operación con el banco, une
  249.                 la caja con los bancos. En caso de ser otro
  250.                 bancos los de trabajo use la opción de ficheros para
  251.                 cambiarlos , ponga siempre 14 bancos , en caso de no                                           
  252.                 necesitarlos, mantenga los 14 para compatibilizar .
  253.                 Las operaciones con banco crean movimientos de bancos,
  254.                 Que deben coincidir con los movimientos que reporten los
  255.                 Bancos.
  256.                                    
  257.      Este grupo se complementa además con tres proceso de: 
  258.       - Listados  
  259.       - Devolución
  260.       - Transferencia de datos
  261.       - Estado del Clientes
  262.       - Proceso de listados--Se obtiene los listados  de verificación
  263.                            y comprobación de:
  264.                            Ventas- ventas por periodos y código del producto
  265.                            Devoluciones- igual al anterior (prod. devueltos)
  266.                            Reservaciones- igual al anterior(prod. reservados)
  267.                            Descuentos- igual al anterior(prod. con descuentos)
  268.                            Listado de vales vendidos- ventas del día.
  269.       - Devolución: devoluciones que se efectúan. Permite buscar la venta que
  270.                   produce la devolución, da baja como venta y controla la 
  271.                   misma.
  272.     Importante: las devoluciones se dividen en caso con vales y sin vales 
  273.                 El proceso con vales es solo poner el numero de vale   d  e        
  274.                 Devuelto y el sistema busca esa venta y la pone como  d     
  275.                 Devuelta, en caso de no tener vale , es necesario buscar
  276.                 En las ventas para comprobar que es un producto de la
  277.                 cafeteria y no un fraude.
  278.                 nota: este modulo de búsqueda se usa  para localizar
  279.                 ventas ya realizadas, clientes que quieren repetir algo que
  280.                 compraron y solo recuerda la fecha, la familia, el precio, ect.
  281.                             
  282.                   Transferencia de Datos
  283.  
  284.      Este proceso permite unir diferentes caja , en diferentes cafeteria en
  285.      un sistema único. Consta de dos procesos:
  286.      Importante: Este sistema tiene versiones mas avanzados para hacer
  287.                 liquidaciones de grupos de cafeteria. Incluso puede  
  288.                 solicitar personalizar este modulo con posibilidad de 
  289.                 envío de información por "modem", etc. En esta versión
  290.                 usamos el método de trasmitir por disquete pues es mas
  291.                 sencillo, y no ocasiona gastos telefónicos. Además 
  292.                 que la hora de envío (el cierre),existe sobrecarga
  293.                 con los envíos de tarjetas, etc.     
  294.       
  295.      - Correo Ventas--- Suma en la maquina de administración el resultado
  296.                       de las ventas de todas las cajas. En caso de
  297.                       una sola maquina es solo la transferencia de ventas.
  298.                       Este proceso busca el tipo de maquina y si es 1
  299.                       copia para la maquina del disquete y si es diferente
  300.                       de uno copia para el disquete.
  301.       RECORDAR: La maquina de administración se declara como 1 en el proceso
  302.                 de iniciar el día, y las demás se declaran a partir de la 2
  303.                 en adelante.
  304.  
  305.  
  306.      - Correo Clasificador--Permite la transferencia entre maquinas de los
  307.              productos actualizados.
  308.              Ej.: productos nuevos, ect, es necesario
  309.              trasmitir a la caja estas actualizaciones.
  310.              El sistema busca el tipo de caja y si es 1 (administración copia
  311.              de la maquina al disquete y si es diferente de 1(cajas) entonces
  312.              copia del disquete a la maquina.
  313.                     
  314.   NOTA: Los clientes se mueven en este proceso desde las caja a la                           administración y viceversa,  para tenerlos actualizados en las cajas.
  315.  
  316.  
  317.   ANEXO:
  318.  
  319.          CODIGO DEL SISTEMA
  320.             
  321.    Este sistema esta hecho  teniendo en consideración los negocios
  322.    medios, que poseen un promedio de venta que no es necesario usar
  323.    la caja convencional con su lector de código . Con el fin de hacer
  324.    mas barato el equipamiento y no usar el sistema de código de barra,
  325.    que al pequeño negocio no aporta nada desde el punto de vista de
  326.    sistema. y por sus variedades y tipos complican el control de los
  327.    productos.
  328.    En mas de 10 años diseñando para este sector se ha ido
  329.    centrando los intereses y por ello usa un sistema de código que
  330.    se ajusta mas a este tipo de negocio a la vez que conserva el
  331.    código de barra, del  proveedor, ect para los procesos que tienen
  332.    relación con los mismos.
  333.    Recordamos al usuario que si usa el sistema de código por "scaner"
  334.    deberá  imprimirlo, crearlo, ect, y la practica demuestra
  335.    que se convierte este medio, en un fin.
  336.    Por eso proponemos el sgte. Modo :
  337.    Los productos están organizados por un código de seis dígitos:
  338.  
  339.    producto = código  -  código --->XXXXXX
  340.  
  341.          campo              descripción
  342.        --------------------------------------------
  343.          1-1                cuenta (mayor contabilidad)
  344.          2-2                descripción (submayor contabilidad)
  345.    el primer campo es la cuenta , y es el grupo del 1 al 10 mas
  346.    importante de la cafeteria: ejemplo:
  347.    1-reloj
  348.    2-anillos
  349.    ect
  350.     el segundo código forma la descripción del primero ejemplo
  351.     10-reloj de mujer
  352.     11-reloj de hombre
  353.     ect
  354.     Estos dos campos forman la familia de los productos, existiendo
  355.     en una cafeteria hasta 99 familias, o grupos de productos generales
  356.     nota:
  357.     -----  seguro se preguntara porque del nombre del primer código
  358.            como cuenta o submayor pero es que en los procesos contables
  359.            de la cafeteria se hacen por ese primer código, obteniendo la
  360.            contabilidad casi sin esfuerzo de la maquina.
  361.            tenemos que por cada familia puede tener hasta 99 productos
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.    ejemplo:
  367.    1101 reloj de mujer de oro
  368.    1102 reloj de mujer de plata 
  369.    
  370.    Estos 4 código forma el genérico de los productos.
  371.     y si le agregamos al final el código del proveedor tendremos el código
  372.     ya del producto, es importante el código del proveedor para saber
  373.     que vendemos de cada proveedor, cuando nos queda, ect.
  374.     por ultimo tenemos ya conformado el código de 6 cifras, he tratado
  375.     que no sea muy largo para evitar que se haga difícil su manejo, y
  376.     tratamiento.
  377.     PARA RECORDAR
  378.                   1-2 FAMILIA=CUENTA+GENERICO
  379.                   3-4 GENERICO=CONSECUTIVO del  PRODUCTO ESPECIFICO
  380.                   4-6 PROVEDOR
  381.  
  382.  
  383.  
  384.              ALMACEN
  385.              
  386.  
  387.      Estas operaciones afectan el estado de la existencia en el sistema
  388.      y se usan para modificar la cantidad de productos existentes.
  389.  
  390.    - Recepción: La recepción es el proceso de comprar un producto al
  391.               proveedor, e incremente el estado en almacén en la 
  392.               medida que hacemos el ingreso.
  393.  
  394.    - Transferencias- Las transferencias son ventas entre unidades internas
  395.               o ventas que se hacen a nivel de almacén, o algún tipo
  396.               de proceso que queremos diferenciar del resto.
  397.  
  398.    - Ajuste por baja - El ajuste por baja son los ajuste que se realizan en
  399.                el almacén para dar posibilidad de declarar bajas por
  400.                perdidas, roturas, ect.
  401.  
  402.    - Ajuste por altas- Son los ajustes para declarar las altas a la
  403.                existencias y pueden estar condicionadas por
  404.                errores de inventario inicial ,ect.
  405. Nota: Puede imprimirse  el comprobante en el momento de hacer el
  406.      documento.
  407.          
  408.  
  409.              INVENTARIO
  410.              
  411.  
  412. El control del inventario siempre ha sido unos de los problemas principales
  413. de cualquier negocio, ahora usted lo va a lograr de manera fácil, pues el
  414. estado de su inventario estará actualizado cuando usted lo desee.
  415.  
  416.    Para recordar:
  417.  
  418.      Los inventario están compuesto por
  419.  
  420.                  existencia
  421.  
  422.    La existencia en un momento dado es la sgte. formula:
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427. Inventario inicial + recepciones - ventas + ajuste altas - ajuste ventas
  428. El inventario inicial se realiza al comenzar por primera vez el sistema
  429. Y se hace el levantamiento de la cafeteria , dando a cada producto su código.
  430. Este proceso es bastante engorroso , pero es necesario controlar como 
  431. Comenzó la cafeteria para no perder el control del inventario.
  432. La actualización periódica busca en los diferentes procesos :ventas
  433. Recepciones , etc. Y actualiza el estado de las existencias.
  434. Nota: existe salidas para controlar el almacén que no tienen la existencia
  435.       De productos en maquinas, esta es una técnica de comprobación 
  436.       Inversa , no un error de salida.  
  437.  
  438.       
  439.               CONTROL FISICO DEL INVENTARIO
  440.  
  441.       Permite seleccionar y trabajar con un grupo de códigos
  442.    para realizar su verificación en inventario. Esta desarrollado
  443.    como una SUB-BASE DE DATOS con el fin de agilizar la selección 
  444.    de los códigos mas importantes para usted.
  445.   
  446.          TARJETA VACIA INVENTARIO FISICO
  447.          
  448.   Se emite una tarjeta con las cantidades en maquinas
  449.   para realizar la comprobación en la cafeteria.
  450.            
  451.  
  452.            HOJA VACIA INVENTARIO FISICO
  453.    
  454. Emite una tarjeta para realizar el inventario en 
  455. la cafeteria, donde no se ponen las cantidades en maquinas
  456. para obtener el inventario por 'sorpresa' y comprobar
  457. el grado de control de los productos en maquina.
  458.  
  459.                  CAPTACION DEL INVENTARIO FISICO
  460.           
  461.  Capta el valor de las cantidades en existencia y lo
  462.  incluye como toma inicial, puede alterar los valores del 
  463.  inventario inicial. !Atención! varia la toma inicia, pero 
  464.  puede usarse como recepción.    
  465.  
  466.           
  467.                  ACTUALIZACION PERIDIODICA DEL FISICO
  468.  
  469.            realiza para actualizar la cantidad en el físico, pues suma
  470.            y resta de recepciones, ventas ,ect, según corresponde.
  471.          Debe hacerse ante cada tablas, o salida
  472.          
  473.                  VER EL SALDO DE UN PRODUCTO
  474.  
  475.            Permite ver el saldo de un producto por el código, da el 
  476.            resto de los movimientos de ese producto, ect.
  477.                        
  478.                 LISTADOS COMPARATIVOS
  479.  
  480.         El caso de listado comparativos se usa para obtener 
  481.         unos listados comparando los valores de existencia 
  482.         según la maquina y la existencia .
  483.       Como después de contar existe diferencia con el valor de 
  484.       toma inicial y la cantidad es lo que se lista.
  485.             
  486.  
  487.  
  488.                 ACTUALIZACION INICIAL FISICO
  489.  
  490.        Es el proceso para iniciar  las bases de datos ,solo usar
  491.      al inicio del trabajo, No se recomienda usar sin antes llamar 
  492.      al especialista.
  493.              
  494.                PEDIDOS AL ALMACEN
  495.  
  496.        Permite crear un modelo de pedido al almacén desde la cafeteria
  497.        controlando los pedidos efectuados y su cumplimiento.
  498.  
  499.                COMPROBACION DE DATOS
  500.  
  501.        Hace una comprobación de los datos, detectando los
  502.        artículos dobles en los ficheros, las ventas efectuados
  503.        sin existencia en el clasificador general, ect.
  504.        usar siempre después de la actualización del punto 6.
  505.     
  506.           
  507.             
  508.  
  509.  
  510.  
  511.             GRUPO DE PAGOS, DEUDAS Y PLAZOS
  512.  
  513.  
  514.   Este grupo es el encargado de los pagos y las deudas, con sus plazos 
  515.  
  516.   de nuestro sistema de control de cafeteria, el mismo contiene para
  517.  
  518.   ello cincos grupos de trabajo
  519.    
  520.    - Operaciones
  521.              Los Operaciones permiten hacer análisis por fecha de los
  522.              distintos elementos de interés de pago.
  523.              los mismos son:
  524.  
  525.  
  526.   - Listados de PROVEEDORES: Obtenemos el estado de nuestras cuentas
  527.              con los proveedores ,controlando las deudas, saldos ,ect.
  528.             
  529.   - Listados de Pagos Efectuados: Son los pagos efectuados en un 
  530.              periodos, desglosados por detalles.
  531.  
  532.   - Listados de Deudas: igual al anterior para las deudas
  533.               
  534.   - Listado de plazos de deudas : igual al anterior con los 
  535.                                  plazos de vencimientos.
  536.  
  537.   - Listados de operaciones por proveedor: Son las operaciones 
  538.              financieras realizadas por proveedor.
  539.              nota: en el sistema se considera proveedor como el 
  540.              código de cuenta de submayor de contabilidad.
  541.              Ej.: electricidad puede ser pagada por el proveedor "endesa",
  542.              teléfono "telefonica o airtel" , ect. Unificando los proveedores
  543.              a el submayor de pagos. Este listado es el equivalente a un
  544.              listado de operaciones por submayor.
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.              OPERACIONES  PAGOS
  550.              
  551.    Las operaciones fundamentales que realiza este modulo es la introducción de
  552.    los pagos, los cuales se realizan a medidas que se van recibiendo, el pago
  553.    genera un fichero que se almacena, en el mismo se contempla como submayor
  554.    a el suministrador para hacer mas fácil la contabilidad y unificar el
  555.    máximo posible los registros contables.
  556.    La opción de reimprimir y visualizar son opcionales, y permite no tener
  557.    imprimir en el momento de efectuar el pago.
  558.    El fichero de motivo de pago especifico permite hacer mas especifico
  559.    los pagos por submayor y se usan como cuentas. Permite especificar mas
  560.    el motivo, dando flexibilidad y amplitud al sistema.
  561.         
  562.  
  563.        Diagrama de pagos
  564.        -----------------
  565.  
  566.      PAGOS----> Operación de pagos
  567.  
  568.  
  569.      Estos pagos se efectúan en dos tipos de dinero según la
  570.      contabilidad utilizada en cada empresa. 
  571.       
  572.           Dinero A
  573.           Dinero B
  574.  
  575.      Y pueden efectuarse en:
  576.         medio          código
  577.        ------           ------
  578.         tarjeta          T
  579.         efectivo         E
  580.         crédito          C
  581.         otros            O
  582.     
  583.     además se controla por donde se realiza
  584.       a través de         código
  585.       -----------         ------
  586.       banco               B
  587.       personal            P
  588.       envío               E
  589.       otros                  O
  590.  
  591.  ! IMPORTANTE ----SI PONE 'B' se crea un movimiento bancario
  592.  
  593.  y el nombre de la entidad en caso de banco o caja de ahorro 
  594.  debe corresponder con las entidades de los bancos que están
  595.  en el clasificador de bancos, pues se crea  una
  596.  operación por ese banco, de egreso por el importe del pago
  597.  efectuado, disminuyendo el saldo a favor existente en el banco
  598.  en esa cuenta.
  599.                            
  600.                    OPERACION DE DEUDA
  601.                   
  602.         La operación de deuda genera un cuadro de plazos en lo
  603.  que se pide los plazos en que se pagara la deuda, debe ser llenado
  604.  la fecha y el importe por el usuario, pues los plazos se controlaran
  605.  por estas fechas.
  606.      IMPORTANTE: debe llenar el numero de plazos OBLIGATORIAMENTE
  607.  
  608.  
  609.  
  610.           OPERACION DE PLAZOS
  611.          
  612.      Los plazos se pagan poniendo el estado de los mismo en el recuadro
  613.   que lo solicita como no pendiente ej. pendiente 'N' y al salir se hace
  614.   la eliminación de los mismo, el pago, y la operación
  615.   bancaria correspondiente.
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.                BANCOS
  621.                
  622.  
  623.       Este grupo es el encargado del control del trabajo con los bancos
  624.       para ello consta de:
  625.  
  626.       - Actualización de banco
  627.         Permite actualizar los bancos
  628.       - Saldo de un Banco
  629.         Obtenemos los Saldos de un banco escogido.
  630.       - Saldos de todos los Bancos
  631.         Son los saldos de todos los bancos con los cuales trabajamos
  632.       - Movimiento por periodos
  633.          Obtenemos los movimientos en las cuentas efectuado en ese periodo.
  634.       - Movimiento por Bancos
  635.          Obtenemos los Movimientos en las cuentas de un Banco en especifico.
  636.       - Ingreso en efectivo
  637.          Son los ingresos en efectivos que se realizan directamente en el banco.
  638.       - Extracto de cuentas
  639.          Permite obtener los extractos de las cuentas y debe coincidir con los
  640.          extracto enviados por el banco, facilitando el trabajo de control de
  641.          los movimientos por bancos.
  642.  
  643. Importante: En los bancos se considera ingresos las ventas por Tarjetas y
  644. los ingresos en efectivos hechos en este grupo, y los Egresos son
  645. los pagos por entidades bancarias hechos en el grupo de Pagos.
  646. Cuando se hace la liquidación diaria de la cafeteria , se crea
  647. un movimiento por banco de ingreso por la cantidad declarada en
  648. tarjeta.
  649.  
  650.  
  651.  
  652.            CONTABILIDAD DEL SISTEMA
  653.            
  654.  
  655.  
  656.       El grupo de  contabilidad permite obtener los datos necesarios para 
  657.           exportar los valores necesarios al sistema de contabilidad.
  658.           Para realizar esta tarea crea los siguientes registros:
  659.  
  660.      - Registro de ventas   - Da los valores contables de las ventas
  661.                               desglosándose en dependencia de las
  662.                               características de la venta. Ej.: descuento,
  663.                               ect.
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.     
  670. - Registro de Transferencia - Hace por periodo el análisis de los 
  671.                                productos vendidos por la opción 
  672.                                transferencias.
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  - Registro de Recepción   -  Hace por periodo el análisis de los 
  677.                                productos de la recepción.
  678.     
  679.  - Registro de Altas       - Hace por periodo el análisis de los
  680.                                productos dado de altas en existencias.
  681.                                  
  682.  - Registro de Bajas       - Hace por periodos el análisis de los
  683.                                productos dado de bajas en existencias.
  684.                                  
  685.            
  686.  - Registro de Existen.    - Es el registro que nos en valores financieros
  687.                                los productos en la cafeteria, es el registro
  688.                                contrario de las ventas.
  689.  
  690.  - Registro de Devoluciones - Es el registro que nos da en valores 
  691.                                las devoluciones.
  692.                                Idem para regalos ,descuentos.
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.                 ANALISIS COMERCIAL
  698.               
  699.                
  700.      El análisis comercial es un modulo en desarrollo que se debe ajustar
  701.      a las características de cada empresa, por ello hemos desarrollado
  702.      un grupo de salidas generales, las cuales deben satisfacer solo
  703.      un pequeño grupo de necesidades, el resto depende de cada empresa
  704.      y esperamos sus sugerencias.
  705.         
  706.   Productos vendidos--- Es un listados de productos vendidos por el 
  707.                       precio costo y precio de venta y el importe
  708.                    total. Permite analizar el resultado de la  venta.
  709.  
  710.   Análisis de la venta--Hace el análisis de los productos vendidos
  711.                       en dependencia del peso especifico de la 
  712.                 ganancia en el costo del producto, para
  713.                 ayudar la inversión financiera en los productos.
  714.  
  715.   Prod. poca existen.--Es un listado de productos a partir de la
  716.                        existencia que usted desee, para ayudarlo a los
  717.                 Pedidos al proveedor.
  718.  
  719.   Prod. no vendidos--- Como su nombre lo indica, son los productos que no
  720.                       han tenido ventas en el periodo, para ayudarlo en las
  721.                 compras a proveedores, y el análisis comercial.
  722.   
  723.   Análisis de existencia.--Hace un análisis por grupo de el % de la 
  724.                       ganancia del total, el % del físico, y la forma
  725.                       del importe del costo y la venta.
  726.  
  727.  Existe mas de 20 listados de salidas para análisis, si  necesita
  728.  alguno en especifico, contacte con nosotros.
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.            OPERACIONES DE TRABAJO
  734.  
  735.  
  736.                TALLER
  737.           
  738.    Muchas negocios envían a talleres productos para arreglo ,pinturas ,
  739.    y otras gestiones, este modulo controla todo lo que se envía para
  740.    talleres.
  741.  
  742.  
  743.           ANALISIS ESPECIALES
  744.  
  745.    * sugerencia del analista
  746.  
  747.   Este modulo es un análisis que se hace por periodos de la ventas,
  748.   pagos, existencias, por Familia, proveedor y meses.
  749.   Es un sistema de análisis interactivo que permite escoger los parámetros
  750.   logrando una  búsqueda muy practica, se recomienda su uso. Cuando lo
  751.   domine tendrá el control comercial de la cafeteria en unos minutos.
  752.  Ej.: el listado por meses te dice los productos vendidos, los clientes,
  753.       el importe, los pagos a proveedor por meses.
  754.  
  755.           ETIQUETAS
  756.  
  757.    El sistema contempla la creación de las etiquetas de los productos
  758.    obtenidos en la recepción .Creando un fichero de etiquetas con la
  759.    cantidad de productos .La salida esta diseñada en este
  760.    caso para VFOXPRO, Pero usted puede sacar las misma con cualquier
  761.    otro medio de editar etiquetas .El autor no diseño esto predefinido
  762.    por la gran variedad de salida, ya que todos los usuarios necesitan
  763.    algo personalizado.
  764.  
  765.           GRAFICOS
  766.  
  767.    Los gráficos del sistema se obtienen desde la versión VFOXPRO 5
  768.    para lo cual debe obtener la misma en Microsoft. Se recomienda
  769.    que sea el ultimo paso en el proceso de aprendizaje.
  770.  
  771.  
  772.  
  773.        GRUPO DE TRATATAMIENTO DE FICHEROS
  774.  
  775.        
  776.   En este modulo se realiza la actualización de los ficheros, los ficheros
  777.   de trabajos a los que se accede en este modulo son:
  778.     
  779.       - Clasificador general - Fichero de productos.
  780.     
  781.       - Proveedores         - Ficheros de los proveedores de productos.
  782.     
  783.  
  784.       - Clientes            - Clientes con débitos o créditos con la cafeteria. 
  785.     
  786.       - Cuentas             - Cuentas a usar en contabilidad o submayor
  787.     
  788.       - Familia             - Familias del productos va de 01 a 99 y describe 
  789.                             los subgrupos mas importantes.
  790.                
  791.  
  792.  
  793.       - Bancos              - Bancos de trabajo, e intercambio financiero.
  794.  
  795.       - Liquidación         - Resultado de las liquidaciones diarias en caja.
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                   CLASIFICADOR GENERAL
  800.  
  801.   Esta compuesto por un código de 6 cifras 999999 el cual se descompone 
  802.   en:
  803.               1-2------- familia del producto
  804.               2-4------- consecutivo dentro de la familia
  805.           5-6------- proveedor del producto.
  806.            
  807.   ej.: 110923 significa un código de la familia 11, con el consecutivo 09 y el
  808.              proveedor 23
  809.              
  810.     Es importante ante de introducir los códigos de los productos crear el 
  811.     de las cuentas y de las familias, así como el del proveedor.
  812.     Se inicia creando las cuentas , después la familias , le sigue el 
  813.     proveedor y ya puede continuar con los productos.
  814.     
  815.     nota: estos pasos son necesario antes de realizar ventas alguna.
  816.     
  817.                 PROVEEDORES
  818.             
  819.     Los proveedores son los suministradores habituales de productos
  820.     y es importante incluirlos para efectuar el pago a los mismo
  821.     y controlar la rotación y ventas de los productos por suministradores
  822.     
  823.                     CUENTA
  824.             
  825.     Las cuentas normalmente son el submayor del 0-9 en el primer
  826.     dígito y se usa para agrupar los códigos en un mayor. Permite 
  827.     controlar las ventas, ect, con un criterio mas amplio.
  828.     
  829.     EJ:0-pantalones
  830.        1-camisas
  831.        2-blusas
  832.        3-ropa interior
  833.        ect
  834.     
  835.                FAMILIA DEL PRODUCTO
  836.                    
  837.  La familia del producto es una subdivisión mas amplia y aunque no llega 
  838.  a ser el código, describe mas acerca de la naturaleza del producto.
  839.  Ej.:
  840.      00-pantalones vaqueros
  841.      01-pantalones vestir
  842.      10-camisa mangas largas
  843.      11-camisas mangas cortas
  844.      ect
  845.                
  846.                   CLIENTES
  847.                               
  848.   En este proceso se incluye los clientes con compras reservadas
  849.   y se incluye el dinero faltante de la reserva para ir descontando
  850.   el mismo, a medida que hace los pagos. Así como que se elimina al
  851.   terminar si no son frecuentes.
  852.  
  853.  
  854.                    LIQUIDACION
  855.            
  856.       Es el fichero de liquidación de los caja diaria, solo usarse en
  857.  caso de error en liquidación , y tener en cuenta que afecta los
  858.  resultados     contables mas tarde.
  859.  
  860.                   BANCOS 
  861.             
  862.  Se incluyen los bancos mas frecuentes , debe coincidir con el orden
  863.  que tiene en la liquidación de caja, ver primero la liquidación de caja
  864.  y en caso de cambio consultar con el analista.
  865.  
  866.    
  867.  
  868.  
  869.  
  870.                      MODULO DE ADMINISTRACION
  871.  
  872.  
  873.       El modulo de administración consta de las operaciones:
  874.  
  875.    INDEXA FICHERO
  876.  
  877.          Crea el índice de todos los ficheros, lo que 
  878.          permite organizarlos por esto, debe realizarse este pasos 
  879.          antes de comenzar a trabajar con el resto de los módulos
  880.          o en caso de que note algún problema entre organización
  881.          física y lógica en los ficheros.
  882.  
  883.    ACTUALIZA CAJEROS
  884.  
  885.          Permite incluir, borrar, actualizar, ect los 
  886.          datos de los cajeros, áreas, ect.
  887.  
  888.    LISTAR PRODUCTOS
  889.  
  890.           Crea el listado de producto que el administrador
  891.           de sistema envía a los diferentes puntos de ventas para recordar
  892.           códigos ,productos ,ect. 
  893. Importante: este listado es solo para
  894.             el personal de la cafeteria.
  895.             NO USARSE PARA ANALISIS DE VENTA,ECT.
  896.  
  897.    ANULAR VENTAS
  898.           Anulas las ventas de un días, eliminando los datos
  899.           de los ficheros relacionados con ese día.
  900.           
  901.    CAMBIAR CLAVES
  902.           Cambias las claves de protección del sistema
  903.           para ajustarlas a sus necesidades.
  904.           Existe tres niveles de claves:
  905.              1-Empleados
  906.              2-Administracion
  907.              3-Dueño
  908.           Las mismas garantizan que se protejan las operaciones
  909.           que lo necesiten, ejemplo: cambios de precios, listados ;ect
  910.  
  911.    
  912.  
  913.  
  914.  
  915.           DIRECCION
  916.  
  917.           Son los datos de instalación del sistema, como
  918.           nombre de la cafeteria, dirección, ect
  919.  
  920.           SALVA DEL SISTEMA
  921.  
  922.        Realiza la salva de sistema de los datos de trabajo
  923.        utiliza dos disquetes para ellos, se recomienda que los disquetes
  924.        estén vacíos y se tenga dos o tres juegos de salvas.
  925.               ejemplo: lunes        juego1
  926.                        martes       juego2
  927.                        miércoles    juego3
  928.                        jueves       juego1
  929.                        viernes      juego2
  930.                        sábado       juego3
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.                     Este programa esta registrado y el uso ilegal
  936.                     del mismo es perseguido por las leyes.
  937.  
  938.  
  939.  
  940.