home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AmigActive 13 / AACD13.ISO / AACD / Utilities / UltraAcc / Docs / English / Tutorial.Doc next >
Text File  |  1997-08-15  |  10KB  |  207 lines
  1.                -------------------------------------------------
  2.  
  3.                                  Ultra Accounts
  4.                             Home accounts made easy!
  5.  
  6.                     A QUICK-START GUIDE TO USING THE PROGRAM
  7.  
  8.                -------------------------------------------------
  9.  
  10. This is a step-by-step tutorial that you can use to help you learn how to
  11. set-up and use UltraAccounts. If you've got a printer, then you might find
  12. it useful to make a printout of this tutorial, so that you can read through
  13. this while you're actually using the program.
  14.  
  15.  
  16. CREATING YOUR ACCOUNTS
  17. ----------------------
  18.  
  19. When you load UltraAccounts for the first ever time, you'll start out with
  20. a completely blank project.
  21.  
  22. The first thing that you need to do is create some accounts. Basically, an
  23. account is simply a place where you keep your money. So, for example, you
  24. might need to create a cash account, a savings account, a cheque account, a
  25. credit card account, and so on.
  26.  
  27. Press the Edit Accounts button. A window will appear listing the names of
  28. all your accounts - at the moment, the list will be empty because you
  29. haven't created any accounts yet. To create a new account, press the Create
  30. button at the bottom of this window.
  31.  
  32. A second window will now appear, for you to enter the details of the new
  33. account. All accounts need to have a name and an opening balance, and you
  34. can optionally give them minimum & maximum balances too - this is useful
  35. for when you need the program to warn you if the balance for that account
  36. ever goes above (or below) a certain amount. When you've entered all the
  37. necessary details, press the OK button at the bottom of the window to
  38. create the new account.
  39.  
  40. If you need to create any other accounts, then just repeat this process for
  41. each additional account that you need.
  42.  
  43. After you've set up your accounts, you'll probably want to create some tags
  44. ready for when you start entering transactions. Basically, tags make it
  45. easy to keep track of what you're spending your money on. For example, you
  46. could set up a tag for motoring expenses, and then have individual items
  47. such as petrol, repairs, MOT etc under that tag. Because you might be
  48. paying for some of those items by cash, and paying for others by cheque, it
  49. would normally be hard to keep track of how much you've spent. But because
  50. all these items all come under the same tag, you can simply view that tag
  51. to find out how much you've spent and what you've spent it on.
  52.  
  53. Press the Edit Tags & Budgets button. Again, a window will appear listing
  54. the names of all your tags - this list will be empty to start with. To
  55. create a new tag, press the Create button at the bottom of this window.
  56.  
  57. A second window will appear for you to enter the details of the new tag.
  58. All tags need to have a name and a 3-letter abbreviation. Don't worry about
  59. what the abbreviation is used for, all will become clear later! There are
  60. also some options for entering budget details, just leave that blank for
  61. the moment - you can read about how to use the budgeting options in the
  62. main docs after you've become more familiar with using the program.
  63.  
  64. You're now ready to start entering your transactions.
  65.  
  66.  
  67. ENTERING TRANSACTIONS
  68. ---------------------
  69.  
  70. Whenever you spend or receive any money, you'll need to enter the details
  71. into your accounts. You can enter your transactions as either debits or
  72. credits; basically this is just a fancy way of saying whether the money is
  73. being spent or received. If you've spent some money then you need to enter
  74. it as a debit transaction, and if you've received some money then you need
  75. to enter it as a credit transaction.
  76.  
  77. So, just to remember:
  78.  
  79.     DEBIT   ->  Money that you've spent.
  80.     CREDIT  ->  Money that you've received.
  81.  
  82. Press the New Transaction button to enter a new transaction. A window will
  83. appear for you to enter the details about the money that you've spent or
  84. received. All transactions need to have a date, an account, a tag, and an
  85. amount. You'll also need to enter a comment, which is basically just a
  86. brief description of what the transaction was (eg. Bought a new dress, or
  87. Paid the electricity bill).
  88.  
  89. You'll notice that some of the boxes in the Transaction window have got a
  90. small button next to them, which looks a little bit like a down-pointing
  91. arrow. Whenever you see a button like this anywhere in the program, it
  92. means that instead of having to type something into the box you can press
  93. the button and select the required option from the window that is shown.
  94. So, for example, instead of typing the name of an account into the account
  95. box, you could press the button and select the required account from the
  96. list that appears. There are quite a few buttons like this in various
  97. windows in the program, so it's something worth remembering.
  98.  
  99. At the bottom of the Transaction window you'll see that there's a gadget to
  100. let you select whether this is a debit transaction or a credit transaction.
  101. Make sure that you remember to use this to select which type of transaction
  102. you're entering!
  103.  
  104. After you've finished entering everything, press the OK button to enter the
  105. new transaction into your accounts.
  106.  
  107.  
  108. TRANSFERRING MONEY FROM ONE ACCOUNT TO ANOTHER
  109. ----------------------------------------------
  110.  
  111. When you've set-up more than one account, you can transfer your money from
  112. one account to another. This is mainly used for when you do things like
  113. withdrawing money from the bank; what you've actually done is transferred
  114. some money from your bank account to your cash account.
  115.  
  116. Press the New Transfer button, and a window will appear for you to enter
  117. the details about the transfer. All transfers need to have a date, a FROM
  118. account, a TO account, and an amount. The FROM account is the account that
  119. the money was taken out of, and the TO account is the one that the money
  120. was put in. So, if you have withdrawn some money from the bank, then your
  121. FROM account will be your bank account, and your TO account will be your
  122. cash account. Again, notice that you can use the short-cut buttons for
  123. selecting the "from" and "to" accounts, instead of having to use the
  124. keyboard to type the names of those accounts.
  125.  
  126. Just enter all the required details, and then press the OK button at the
  127. bottom of the window. The transfer will then be entered into your accounts.
  128.  
  129.  
  130. HOW TO DISPLAY YOUR TRANSACTIONS
  131. --------------------------------
  132.  
  133. Now that you've started entering your transactions, you need to know how to
  134. do things like displaying accounts and editing transactions.
  135.  
  136. One of the most useful windows is the Balances window. You can open this by
  137. pressing the Show Balances button in the UltraAccounts window. This lists
  138. all of your accounts, and tells you how much money you've got in them.
  139.  
  140. Press the Show Account button, and a window will appear listing the names
  141. of all your accounts. Click the mouse on the name of the account that you
  142. want to look at, and a second window will be displayed listing all of the
  143. transactions in that account. You can open windows for several different
  144. accounts all at the same time, by just going back to the UltraAccounts
  145. window and pressing the Show Account button again, and selecting another
  146. account to be displayed.
  147.  
  148. You'll notice that in the account window, the tag column only displays the
  149. 3-letter abbreviation for the tag used by each transaction, instead of it
  150. displaying the full name for that tag. The reason for this is that the
  151. screen just isn't wide enough to be able to display the full name of each
  152. tag as well as all the other information, so it just displays the 3-letter
  153. abbreviation instead. This is why all tags need to have an abbreviation as
  154. well as a proper name.
  155.  
  156. If you look near the bottom of the account window, you'll see that there's
  157. a cycle-gadget which tells you what will happen if you click on any of the
  158. transactions in that window. Make sure that this is set to Edit, and then
  159. try clicking on one of your transactions. You'll see that the transaction
  160. window has re-appeared again. You can now change any of the details for
  161. that transaction - this is useful if you made a mistake when you originally
  162. entered it. Alternatively, pressing the Erase button at the bottom of the
  163. transaction window will erase this particular transaction from your
  164. accounts.
  165.  
  166. Going back to the UltraAccounts window again, you can also open a window
  167. which lists all the transactions that use a particular tag, regardless of
  168. which account they've been entered into. Remember when we talked about tags
  169. earlier? Well, this is where they become extremely useful! Press the Show
  170. Tag button, and a window will appear listing all of your tags. Just select
  171. which tag you'd like to look at, and a window will appear displaying all
  172. the transactions which use that tag. So, if you wanted to find out how much
  173. money you've been spending on your motoring expenses, all you'd have to do
  174. is display your motoring expenses tag; the running totals on the right-hand
  175. side of the window will instantly tell you how much money you've been
  176. spending on your motoring expenses.
  177.  
  178. Of course, there are numerous other options & functions available too,
  179. which are all explained in the main docs. But you now know enough about the
  180. basics to be able to use the program. If you need to know more about a
  181. particular subject, then have a look in the main AmigaGuide docs for more
  182. information about it.
  183.  
  184. Before we leave though, there's one last subject that we need to cover: How
  185. to save your accounts to disk...
  186.  
  187.  
  188. SAVING YOUR FILE
  189. ----------------
  190.  
  191. Now that you know how to set-up your accounts and use the program, the one
  192. last thing that you need to know is how to save your accounts to disk.
  193.  
  194. To save your file, all you have to do is press the Save button in the main
  195. UltraAccounts window, and everything will be saved to disk for you.
  196.  
  197. If you're saving your file for the very first time, then a file requester
  198. will appear asking you to enter a name for your file. Just type in a name
  199. for your file, eg. "MyAccounts", and then press the OK button at the bottom
  200. of the file requester. A second window will now appear, this time asking
  201. you to enter a password for your file. You'll be asked to enter your
  202. password a second time, this is simply to confirm that you didn't make any
  203. typing mistakes the first time that you entered it. (A warning will be
  204. displayed if you enter something different in the second password window)
  205.  
  206. Your file will then be saved to disk.
  207.