" Najlepszy program zarz╣dzaj╣cy danymi personalnymi w zasiΩgu Twojej rΩki."
"Obywatelu! B╣dƒ zorganizowany!"
Je┐eli jeste£ cz│owiekiem towarzyskim (a pewnie jeste£), to na pewno masz te same problemy z adresami znajomych co miliony tobie podobnych ludzi na ca│ym £wiecie. Pospiesznie zapisywane dane na biletach autobusowych, zamazane strony gazet, potworny ba│agan w notesie, kalendarzu lub terminarzu oraz, co najgorsze, utrata tych┐e w wyniku roztargnienia lub kradzie┐y. A gdyby tak zadanie przechowywania danych o naszych znajomych, a nawet pilnowanie czasu spotka± przerzuciµ na barki jednego z najlepszych programowych zarz╣dc≤w danych personalnych - Lotus Organizera 5?
Takie rozwi╣zanie ma same zalety. Po pierwsze na pewno nie stracisz cennych danych, albowiem mo┐esz zrobiµ wiele kopii pliku z danymi. Po drugie baza danych adresowych nie ogranicza siΩ do nazwiska, numeru telefonu i adresu danej osoby, ale znacznie wiΩkszej ilo£ci informacji jak adresy internetowe, data urodzin/imienin, cechy osobiste itp. Po trzecie program zawiera bardzo rozbudowany terminarz, kt≤ry bΩdzie za Ciebie pilnowa│ czasu spotka± i nawet na rok wcze£niej pozwoli Ci zaplanowaµ to Co masz zamiar robiµ 13 paƒdziernika o godz 19.27. Natomiast je┐eli jeste£ u┐ytkownikiem systemu Lotus Notes lub Lotus Domino, to bΩdziesz m≤g│ skorzystaµ z szeregu innych w│a£ciwo£ci programu dotycz╣cych planowania grupowego.
Lotus Organizer 5 da Ci tak┐e mo┐liwo£µ przegl╣dania dostΩpnych w Internecie baz danych dotycz╣cych np. agencji turystycznych, hoteli, a tak┐e £wi╣t narodowych w r≤┐nych krajach.
Naturalnie, je┐eli masz nadal wiΩksze zaufanie do papierowej formy danych, mo┐esz w ka┐dej chwili wydrukowaµ pojedyncze lub wszystkie dane, bardzo wygodnej formie, umo┐liwiaj╣cej wpiΩcie kartek do notesu mened┐erskiego.
Aplikacja wsp≤│pracuje ze skanerami wizyt≤wek (po zainstalowaniu specjalnego modu│u), rozpoznaj╣c dane z wizyt≤wek i dodaj╣c je do bazy danych. Bez problemu wsp≤│pracuje tak┐e z komputerami PDA Palm III, Palm Pilot, Texas Instruments, oraz opcjonalnie z komputerami Psion, REXS oraz innymi wyposa┐onymi w Windows CE.
Je┐eli by│e£ ju┐ wcze£niej u┐ytkownikiem innego mened┐era jak Outlook Express 97 i 98, ACT! 3.x, Sidekick 97 i 98 oraz Day-Timer Organizer 98, a tak┐e wcze£niejszych wersji Lotus Organizera, nie bΩdziesz mia│ wiΩkszych problem≤w z bezpo£rednim przerzuceniem danych do Organizera 5.
Ca│y program jest bardzo prosty w obs│udze, a przedstawienie zawarto£ci w formie graficznego notesu mened┐erskiego, pozwoli nawet najbardziej wybrednym u┐ytkownikom na u┐ytkowanie Organizera 5 praktycznie z marszu i bez ┐adnych wcze£niejszych przygotowa±.
Do wydajnej pracy wystarczy komputer wyposa┐ony w system Windows 95, procesor klasy Pentium, 16 MB RAM i ok. 200 MB (zale┐nie od wielko£ci bazy danych) miejsca na twardym dysku.
Instalacja
Instalacja programu jest bardzo prosta wiΩc nie bΩdΩ po£wiΩcaµ jej wiele czasu. Kiedy uruchomisz proces instalacyjny z poziomu interfejsu naszej p│yty, zostaniesz wpierw poproszony o przeczytanie i zatwierdzenie umowy u┐ytkowania programu. Je┐eli zgadzasz siΩ z jej warunkami - kliknij I Agree.
W kolejnym okienku wpisz swoje nazwisko oraz nazwΩ firmy (opcjonalnie). Okienko wyboru "File serwer on multiple user install" s│u┐y do instalacji programu na serwerze, tak by mogli z niego korzystaµ inni u┐ytkownicy sieci. PamiΩtaj jednak, ┐e jednej kopii programu znajduj╣cej siΩ na naszym CD, mo┐esz u┐ywaµ legalnie tylko na jednym komputerze. Kliknij Next.
Kolejne okno pozwoli Ci wybraµ rodzaj instalacji programu: standardow╣ (Default), minimaln╣ (Minimum) oraz u┐ytkownika (Customize). Polecam skorzystaµ z pierwszej opcji instalacji, chyba, ┐e jeste£ zaawansowanym u┐ytkownikiem, kt≤ry chce wybraµ sk│adniki do instalacji. W takim wypadku wybierz opcjΩ trzeci╣.
Wpisz swoje dane o nazwΩ firmy (opcjonalnie). PamiΩtaj, jedna kopia programu, znajduj╣ca siΩ na oryginalnym dysku CD-ROM mo┐e dzia│aµ tylko na jednym stanowisku, a wiΩc instalacja sieciowa jest nielegalna.
W tym samym oknie mo┐esz jeszcze wybraµ dysk oraz folder, w kt≤rym zostanie zainstalowana aplikacja. Po wszystkim kliknij Next.
Program poinformuje o zako±czonej instalacji i poprosi o ponowne prze│adowanie systemu (kliknij Yes).
Po restarcie systemu pojawi siΩ okno Organizer Extras. W tym miejscu mo┐esz doinstalowaµ programy dodatkowe, w tym program konwertuj╣cy dane z innych mened┐er≤w. Je┐eli nie chcesz nic instalowaµ, to kliknij Done.
W dzia│aniu
Teraz ju┐ mo┐esz odpaliµ program (Start|Programy|Lotus SmartSuite|Lotus Organizer 5.0)
Standardowe okno programu podczas pracy. Je┐eli najedziesz kursorem myszy na poszczeg≤lne ikony, otrzymasz w dymku obja£nienie ich przeznaczenia
Jak ju┐ pisali£my, PIM zosta│ przedstawiony w formie graficznego notesu mened┐erskiego podzielonego na siedem podstawowych sekcji: kalendarz (calendar), terminarz (to do), kontakty (contacts), telefony (calls), plan roczny (planer), notatnik (notepad) i uroczysto£ci (anniversary). Aby wej£µ do jednej z tych sekcji, wystarczy klikn╣µ jej zak│adkΩ.
Jako u┐ytkownik masz tak┐e mo┐liwo£µ dodawania nowych sekcji do Organizera w celu utworzenia np. drugiego notatnika. W tym celu wybierz z menu opcjΩ Section|Customize, po czym na karcie Sections, kliknij przycisk Add. W polu wyboru okre£l rodzaj sekcji (jeden z siedmiu) oraz jej nazwΩ i kliknij OK. W ten spos≤b zosta│a dodana nowa sekcja.
Mo┐esz dodaµ w│asn╣ sekcjΩ wybieraj╣c z menu opcjΩ Section\Customize
Na wewnΩtrznej ok│adce Organizera znajduje siΩ kosz, kt≤ry dzia│a podobnie jak ten Windows, tzn. gdy chcemy skasowaµ jakie£ dane, to po prostu przeci╣gamy je do kosza. Nad nim znajduj╣ siΩ tak┐e trzy kieszonki: Meetengs, E-mail i Clipboard. Kiedy otrzymasz pocztΩ elektroniczn╣ (program automatycznie integruje siΩ z zainstalowanym w systemie programem pocztowym) lub notkΩ terminarza o spotkaniu, w jednej z dw≤ch pierwszych kieszonek pojawi siΩ karteczka, kt≤r╣ zawsze mo┐esz otworzyµ i przeczytaµ jej zawarto£µ, a tak┐e dodaµ j╣ do Organizera. W trzeciej kieszonce karteczka pojawia siΩ gdy skopiujesz jaki£ element (np. adres lub numer telefonu) do schowka Windows.
W prawym g≤rnym rogu obwoluty znajduje siΩ miniaturowy kalendarz. Je┐eli wybierzesz na nim dowolny dzie± i dwukrotnie klikniesz na jego dacie, to Organizer automatycznie otworzy stronΩ dotycz╣c╣ w│a£nie tego dnia. W ramce reprezentuj╣cej ka┐dy dzie± wy£wietlane s╣ godziny (jak w zwyk│ym kalendarzu ksi╣┐kowym). Wystarczy dwukrotnie klikn╣µ, w kt≤r╣£ z nich, aby otworzyµ okno dialogowe umo┐liwiaj╣ce dopisanie nowego spotkania, z mo┐liwo£ci╣ okre£lenia jego czasu trwania oraz wa┐no£ci. Je┐eli zdarzy siΩ, ┐e kt≤re£ ze spotka± bΩd╣ ze sob╣ kolidowa│y, zostan╣ one oznaczone w specjalny spos≤b.
Zachodz╣ce na siebie terminy spotka± s╣ natychmiast oznaczane w specjalny spos≤b, alarmuj╣cy u┐ytkownika o nieprawid│owo£ci
Dodaj╣c pozycje do sekcji To do (dwukrotne klikniecie na karcie), pozwala na okre£lenie czasu niezbΩdnego na wykonanie czynno£ci, priorytet, kategoriΩ, a tak┐e okre£lenie wpisu jako tajny. Sekcja To do, zosta│a dodatkowo podzielona na cztery podsekcje (zadania przeterminowane, bie┐╣ce, przysz│e i zako±czone). Jest to najlepszy spos≤b na organizacjΩ czasu pracy.
Sekcja kontakt≤w pozwala na sk│adowanie uszeregowanych alfabetycznie wizyt≤wek zawieraj╣cych dane teleadresowe znanych Ci os≤b. Tworz╣c now╣ pozycjΩ opr≤cz nazwiska, telefon≤w i adres≤w (biznesowego i domowego) oraz adresu e-mail, mo┐esz wpisaµ tak┐e bardziej osobiste cechy jak np. data urodzin i imienin, ksywa, imiona dzieci itp. Program bΩdzie CiΩ w przysz│o£ci informowa│ o wa┐nych datach zwi╣zanych z ta osob╣.
Sekcja Calls pomimo, ┐e jest powi╣zana z sekcj╣ Contacts, to wpis do jednej z tych dw≤ch sekcji nie powoduje automatycznego aktualizowania wpisu w sekcji drugiej. Sekcja telefon≤w s│u┐y przede wszystkim do zapisywania po│╣cze± przychodz╣cych i wychodz╣cych i kr≤tkiego referowania tematu rozmowy. S│u┐y tak┐e, wzorem sekcji To do, do planowania po│╣cze± do innych os≤b w celu za│atwienia jakiej£ sprawy. Ka┐dy z wpis≤w oznaczany jest jedn╣ z trzech flag (planned, busy, answered), kt≤re pozwalaj╣ u┐ytkownikowi zorientowaµ siΩ jaki by│ rezultat po│╣czenia.
W sekcji Planner, mo┐esz zarz╣dzaµ swoim czasem na przestrzeni roku, oznaczaj╣c £wiΩta, wakacje, delegacje i inne wydarzenia w formie diagramu. W przypadku nadej£cia terminu danegop wydarzenia zostaniesz o tym powiadomiony z odpowiednim (ustawionym wcze£niej wyprzedzeniem).
Notatnik jak nazwa wskazuje s│u┐y to robienia notatek, mo┐esz w nich zawieraµ r≤wnie┐ odno£niki do wpis≤w Organizera, adresy e-mail i internetowe.
W sekcji uroczysto£ci, mo┐esz wpisywaµ pozycje dotycz╣ce £wi╣t, urodzin, imienin i innych wznos│ych zdarze±. Zauwa┐, ┐e daty imienin i urodzin, kt≤re podajesz przy pisywaniu danych osobowych w bazie kontakt≤w, s╣ automatycznie dopisywane do terminarza Anniversary
Aby zako±czyµ pracΩ z programem wystarczy zapisaµ dane w pliku (File|Save As) i zamkn╣c program wybieraj╣c opcjΩ Exit Organizer. Czy teraz ju┐ jeste£ zorganizowany?
Czy wiesz, ┐e...
1. Aby dodaµ now╣ pozycjΩ do sekcji, dwukrotnie kliknij na pustym miejscu karty
2. Aby dodaµ now╣ sekcjΩ kliknij prawym klawiszem myszy na dowolnej zak│adce i z menu kontekstowego wybierz opcjΩ Customize i na karcie Sections kliknij przycisk Add
3. Mo┐esz zmieniµ wygl╣d ok│adki i obwoluty wybieraj╣c opcjΩ Section|Customize i klikaj╣c przycisk Picture
4. Aby wys│aµ list poczt╣ elektroniczn╣ do osoby wpisanej do bazy danych przeci╣gnij jej adres e-mail do kieszonki e-mail znajduj╣cej siΩ na obwolucie.
5. Wpisanie pozycji w sekcji "do zrobienia" powoduje automatyczny wpis w kalendarzu rezerwuj╣cy odpowiedni╣ ilo£µ czasu niezbΩdn╣ do wykonania tej czynno£ci.
6. Je┐eli klikniesz na ikonie telefonu w sekcji Calls, to program automatycznie przez po│╣czy CiΩ z danym numerem. Jednak wymagany jest do tego odpowiedni faksmodem najlepiej z funkcj╣ voice.
7. W sekcji Planner mo┐esz definiowaµ w│asne wydarzenia klikaj╣c dwukrotnie na kolorowych kratkach u do│u Organizera.
8. Gdy wpisujesz kolejne notatki do notatnika, to na jego pierwszej stronie automatycznie tworzony jest alfabetyczny spis tre£ci.
9. Wraz z programem dostarczana jest gotowa baza £wi╣t miΩdzynarodowych w pliku o nazwie Holidays.OR5
10. W ka┐dej chwili mo┐esz wydrukowaµ ka┐d╣ z sekcji (lub jej fragment) w formie najbardziej dla Ciebie wygodnej, czΩsto pozwalaj╣cej na wpiΩcie kartki do notesu mened┐erskiego czy tzw. Rolodexu (notes ko│owrotkowy).
