home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / busi / payr222a.lzh / PAYUS22C.ZIP / PAYUSA.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-02-14  |  52KB  |  1,550 lines
  1.                 ANTHISTLE SYSTEMS & PROGRAMMING LTD.
  2.                     563 Patricia Drive, Oakville, 
  3.                        Ontario, Canada L6K 1M4 
  4.  
  5.                      Telephone : (416) 845 7959 
  6.  
  7.                                                   30th. July 1988 
  8.  
  9.                              PAYROLL USA 
  10.                         PROGRAM DOCUMENTATION 
  11.                         ===================== 
  12.  
  13. Take a Look at the Slide Show 
  14. ----------------------------- 
  15.  
  16.      This file forms part of the overall documentation.  We strongly
  17. suggest that you  take a look at  the Slide Show for  an overview of
  18. what  this system  is all  about.  The  Slide Show  is contained  in
  19. PAYUS21A.ARC AND PAYUS21B.ARC and these will have been unpacked onto
  20. the C:\PAYSLIDE directory. 
  21.  
  22.       To see the Slide Show:
  23.  
  24.       C:
  25.       CD \PAYSLIDE
  26.       RUNSLIDE
  27.  
  28.  
  29. Where to find More Documentation 
  30. -------------------------------- 
  31.  
  32.      We also suggest you may wish to look at the following files for
  33. additional information on specific points: 
  34.  
  35.  
  36. PAYUS21B.ARC Contains:
  37.  
  38.  INSTALL  TXT   14364  7-29-88  Installation Guide / File List
  39.  SAMP_RPT TXT   47685  7-28-88  Sample Reports
  40.  
  41.      Once the .ARC files are unpacked  the above two .TXT files will
  42. be found  on C:\PAYSLIDE . They  can be read on  your screen, and/or
  43. printed out,  from the  RUNSLIDE menu.  (The  Slide Show  itself can
  44. also be seen and/or printed out from the RUNSLIDE menu). 
  45.  
  46.  
  47. PAYUS21C.ARC Contains:
  48.  
  49.  BACKUP   TXT    9797  7-26-88  Information on Backing Up Employees
  50.  PUSAFORM TXT    1721  6-04-87  Optional Employee Data Collection Form
  51.  INVOICE  TXT    2449  7-25-88  Order form to Register
  52.  NEWVIEWS DOC   11576  7-25-88  NewViews Users, how to import PAYUSA
  53.  
  54.      Once the .ARC files are unpacked the above three .TXT files and
  55. the above .DOC file will be found on C:\PAYPGMS 
  56.  
  57. Also in PAYUS21C.ARC and unpacked onto C:\PAYPGMS you will find 
  58.  
  59.  PRINTDOC EXE    9700  7-30-88  Prints or Displays ALL documentation
  60.  
  61.      If you  run the  above program  by typing  PRINTDOC at  the DOS
  62. Prompt for C:\PAYPGMS and pressing Enter it will print or display on
  63. the screen your choice of any  or all or the documentation including
  64. the files that can be printed from RUNSLIDE, but excluding the Slide
  65. Show  which can  only  be printed  from  RUNSLIDE as  it  has to  be
  66. specially  processed by  the  DEMOPRN.EXE program  to translate  the
  67. screens  into printable  characters.   You even  have  an option  to
  68. transfer to RUNSLIDE from PRINTDOC . 
  69.  
  70.  
  71.      Also, the Employee Update program (PAYUSEDT.EXE), and the Check
  72. and Report Print program (PAYUSPRT.EXE), both have main menu choices
  73. to  read  additional  Program   /  Registration  Information  (which
  74. includes our  legal Limitation of  Liability statement, and  our fee
  75. for telephone consultations in excess of the free 30 minutes allowed
  76. with each Registration).   All users, Registered or  Not, are deemed
  77. to have read it so please take a look at it. 
  78.  
  79.      In  addition to  all  this, the  programs  themselves are  menu
  80. driven and contain lots of helpful information which is presented as
  81. it might be needed. 
  82.  
  83.  
  84. Taking a Look at the Working Programs 
  85. ------------------------------------- 
  86.  
  87.      So, you  have at least read  the INSTALL.TXT file and  seen the
  88. Slide Show, now you want to get PAYROLL USA working. 
  89.  
  90.      To use the PAYROLL USA system
  91.  
  92.       C:
  93.       CD \PAYPGMS
  94.       PAYUSA
  95.  
  96.      If  you have  a CGA  video card  you will  see a  graphic title
  97. picture.
  98.  
  99.      The PAYUSA.EXE program is a  Menu program which makes it easier
  100. to run the other component programs from "Pay Menu". 
  101.  
  102.      PAYUSA.EXE  first checks  for the  existance of  the PAYUSA.CNF
  103. file which contains the  customisable Configuration information.  If
  104. this  file does  not exist  then it  knows you  are a  new user  and
  105. immediately transfers you to the Configuration program where you are
  106. asked for which  drive and directory you want the  employee files to
  107. be stored  on.  There  are default values  in all  new Configuration
  108. choices and you  can just press Enter if you  find these acceptable.
  109. It also asks for permission to copy our supplied test employee files
  110. into the data  directories.  You should reply Y so  you can use them
  111. to get a feel for the system.   You can replace them later with your
  112. own Employees (simply  ERASE \PAYIN and ERASE \PAYOUT to  get rid of
  113. our test  employees) once you  get the hang  of it.  Our  test files
  114. will be on  C:\PAYPGMS after you unpack the  distribution disks, and
  115. they will be copied into C:\PAYIN when you answer this prompt with a
  116. Y. After the copy you are  taken to the Configuration Menu where you
  117. can either set  up other choices or  you can press Esc  to return to
  118. the PAYUSA.EXE main "Pay Menu".   For now, press Esc.  PAYUSA.CNF is
  119. now created  but can be easily  changed if you return  here later to
  120. customise our defaults to your own requirements. 
  121.  
  122.      Choices can  be made from "Pay  Menu" by moving the  bright bar
  123. with the  arrow keys or space  bar.  The default choice  is "Read or
  124. Update  Employee  File" so  just  press  Enter.  After  reading  our
  125. promotional message  you will  arrive at  the employee  update menu.
  126. Choices can  be made by  moving the bright  bar with the  arrow keys
  127. then pressing Enter  or by pressing the Function Key  shown for that
  128. choice.   Select  F2  Update  Existing  Employee  and  you  will  be
  129. presented  with  another  menu  asking  how you  want  to  find  the
  130. employees (with many different ways offered).
  131.  
  132.      Once set  up, Salaried employees  usually need no changes  on a
  133. pay by pay basis unless their salary is changed or they are off sick
  134. etc.  However, hourly paid people will  need their hours to be input
  135. for  each pay,  so the  default  choice is  F4 Find  ALL Active  Non
  136. Salaried.  We can  just press Enter to take that  choice.  This will
  137. cause  the  identification of  the  first  matching employee  to  be
  138. displayed  with a  choice of  do  you want  to look  at this  person
  139. (simply press Enter), do you want to  skip this one and go on to the
  140. next (change the  TRUE to FALSE -  or press Ctrl Y which  is a short
  141. cut to do  the same thing - and  press Enter, or do you  want to end
  142. the search (press End or Esc).  For now, just press Enter to look at
  143. this  person. 
  144.  
  145.      You are  then presented  with a menu  asking which  screens you
  146. want to see.  In  a normal hours entry, all you  need is the default
  147. F6  Current Hours  screen.  The  hours can  then be  entered and  to
  148. finish with this employee just press  End then when the Double Check
  149. window pops  up press Y  to save your  changes to disk.   The search
  150. will  then continue  and  the identification  of  the next  matching
  151. employee will be displayed.  In a  normal pay hours set up you would
  152. just go through  in this manner until hours for  every employee were
  153. entered.  Employees  found this  way will  normally be  presented in
  154. alphabetical order (they  are sorted in the previous  pay cycle into
  155. groups by status  and pay method and into  alphabetical order within
  156. each group).  It may  be faster if you have their  time cards in the
  157. same sequence.  For large employers of  hourly paid people we have a
  158. rapid hours  entry program which  is even  faster than this,  but it
  159. costs extra (call for details). 
  160.  
  161.      Because this is your first look  at PAYROLL USA we will instead
  162. take a tour  through the employee record  so you can see  what is on
  163. there.  From the menu asking which  screens you want to see press F1
  164. to bring up  the first of the basic information  screens.  Once that
  165. screen is displayed (name, address,  etc.) the line editor is active
  166. and  pressing F1  from there  will  display the  editor command  set
  167. (works from any employee or  configuration input screen).  Note that
  168. Tab or Enter will go from field to field, up arrow and down arrow go
  169. up and down a line at a time, Pg  Up and Pg Dn will go up and down a
  170. screen at  a time,  Home will  return you to  the menu  asking which
  171. screen you  want to see,  and End will  exit from this  employee and
  172. give you an option to save or discard any changes made.   
  173.  
  174.      Press Pg  Dn and you  will be  on the second  basic information
  175. screen with  the cursor sat on  the top left corner  for PAY METHOD.
  176. This employee probably has a H for  Hourly in there.  Change it to a
  177. space  by pressing  the space  bar.  Space  is an  invalid code,  so
  178. before you can leave the field (press Enter) a window pops up giving
  179. you the range of valid values  and their meaning.  Select Hourly and
  180. press Enter,  the H is  put back for you.   This kind of  editing is
  181. done  on  all important  fields  (i.e.  things that  are  absolutely
  182. necessary for generating  pay).  Not every field needs  to be filled
  183. in.  If  the cursor  will go past  an empty field  you can  leave it
  184. empty unless you find its purpose meaningful to you. 
  185.  
  186.      If you wanted to jump from here to the current hours screen for
  187. example you  could press Home to  return to the screen  select menu,
  188. then select the Current Hours Screen,  or you can page through every
  189. possible screen  until you arrive at  the one you want.   Because we
  190. are taking a  tour, we will do  it the long way.  Press  Pg Dn again
  191. (from the  second basic information screen)  and you are on  the tax
  192. setup  screen,  Pg  Dn  again  brings  you  to  the  Additional  Tax
  193. information for Employee Benefit Plans, Pg Dn again and you are into
  194. a screenful of free  form notes which you can keep  on the employee.
  195. Press F1 to see what the word  processor editor can do.  Pg Dn again
  196. from the  notes screen and you  are into the  1st of 3 year  to date
  197. screens.   These YTD  screens are  normally  read only  as they  are
  198. system maintained,  but if  starting PAYROLL USA  mid way  through a
  199. year  you  can  (and  should) transfer  YTD  information  from  your
  200. existing payroll  system to the  YTD screens.   You can do  this any
  201. time  BEFORE the  first  pay  cycle is  run  for  an employee.   The
  202. transfer should  include the  Employer Contributions to  FICA, FUTA,
  203. and SUTA,  and the amount of  pay those contributions were  based on
  204. (Screen 3  of the 3  YTD Screens).  If  you are using  the automatic
  205. vacation accrual feature (VAC P'CENT greater than zero on the second
  206. basic  employee information  screen) then  also transfer  the dollar
  207. value of the  employee's earned (but not taken)  vacation time (i.e.
  208. the amount of vacation you would pay if he quit today).
  209.  
  210.      Pg Dn twice more and you are on the current hours entry screen,
  211. Pg Dn  again and you are  on the 2nd  of the 3 current  pay screens.
  212. This and  the next screen  have a precalculation feature.   Press F8
  213. and the pay will be calculated and  shown on the screen.  You do not
  214. have to  routinely press F8, the  pay is actually calculated  in the
  215. pay cycle,  F8 is just  if you want  a preview (example  somebody is
  216. leaving before the next  pay cycle and you need to  know how much to
  217. give them  today).  F8 can be  pressed as many times  as needed.  It
  218. normally  does not  have any  permanent effect  and the  figures are
  219. recalculated in the pay cycle anyway (the result will be the same if
  220. nothing  else changes).   Notice  that the  cursor  only travels  to
  221. fields that the  computer is NOT going to calculate.   It skips over
  222. any calculated fields.   
  223.  
  224.      Press Pg Up  to return to the Current Hours  screen.  There are
  225. two switches on  that screen, Computer to Calc Pay,  and Computer to
  226. Calc  Tax.  These  are normally  defaulted  to TRUE  when adding  an
  227. employee  and after  each pay  cycle, but  if you  wish to  override
  228. normal operation for this employee for some reason either or both of
  229. them can be changed to FALSE.  The cursor will then go to the fields
  230. that are  no longer  being computer calculated.   If both  are FALSE
  231. then F8 is limited to adding  up the screens to ensure they balance,
  232. else it  calculates whatever  is left to  calculate.  The  Pay Cycle
  233. does exactly  what F8 does.   If Computer to  Calc Tax is  false you
  234. must  ensure  that  you  manually  calculate  and  enter  ALL  taxes
  235. including the Employer Contributions to FICA, FUTA, and SUTA and the
  236. amount of pay  these contibutions were based on.  Very  rarely is it
  237. necessary to  turn off  the computer calculations.   It is  there in
  238. case you need it, but use it with caution. 
  239.  
  240.      From the Current Hours Screen press  Pg Dn twice more to arrive
  241. at  the last  screen  which  is read  only,  system maintained,  and
  242. contains the  history of the  last 10 pays  and the SUTA  totals for
  243. this and previous  quarters.  Press End for the  Double Check window
  244. and because we were  just taking a look and do not  want to save any
  245. changes press End again to throw any changes away. 
  246.  
  247.      If  the Find  window pops  up with  another employee  press End
  248. again  to terminate  the search  and return  to the  Employee Update
  249. Menu.  You may  want to try adding  an employee to our  test file at
  250. this point.  Don't  add too many employees as we  are going to throw
  251. them away before we start your  own file.  When adding note that SSN
  252. and Empl.  Num. are  the file key.  As a key  they cannot be changed
  253. after set up, so be sure they are correct.  Empl.  Num. is optional,
  254. leave it  blank if you do  not normally use Employee  Numbers.  Also
  255. when adding employees you must go through a complete set of screens.
  256. You are  given an option to  abort the add after  every screen.  You
  257. can press Pg Dn to skip over any screen that has nothing to enter on
  258. it.  If  you forget something  and have  already gone past  it don't
  259. worry, once added the employee can be immediately accessed in update
  260. mode where  you can flip  backwards and forwards to  whatever screen
  261. you want and insert the missing information. 
  262.  
  263.      When you  finish adding  an employee  you will  be back  at the
  264. Employee Update Menu.   Press Esc to return to the  main "Pay Menu".
  265. From there we  can select the choice  to run a pay  cycle.  You will
  266. then see a sub  menu which has run a pay cycle  as the first choice,
  267. select it.   Read the  note which  appears on  the screen  about the
  268. contents of the CONFIG.SYS file so you  will know what to do just in
  269. case  DOS complains.   Enter the  current  and next  pay dates  when
  270. prompted.  Also read  the note on the screen.  The  next pay date is
  271. used to determine when the end of  the year has been reached and W-2
  272. file production and zero YTD  (except vacation and sick accruals) is
  273. required.   Next pay  date is  also plugged  into the  current hours
  274. screen in readiness  for the next set of updates.   When this screen
  275. is complete,  the pay  cycle will start  (printer required)  and you
  276. will be given  a progress report both on screen  and on the printer.
  277. Any failed edits will be printed out.
  278.  
  279.      If you have  any gross errors to fix then  the Employeee Update
  280. Program can  be run  again to fix  them, then the  pay cycle  can be
  281. re-run.  The  update program AND  the pay cycle always  read \PAYIN,
  282. and \PAYIN  will not  be changed  until you  tell the  program, when
  283. prompted, that it is O.K. to copy  the results of the pay cycle from
  284. \PAYOUT to  \PAYIN.  The prompt which  asks for this appears  in the
  285. update program and if a copy is  not done it will also appear in the
  286. pay cycle program.   Always use this prompt to do  the copy, several
  287. files are involved  and it will get  all of them then  clear the run
  288. control flag.  Do  not attempt this copy with the  DOS Copy command.
  289. The copy prompt is highlighted  and includes a detailed explanation.
  290. Be extra careful with this prompt.  If you indicate you want to copy
  291. (i.e. the pay cycle  is O.K.), then the same prompt  will ask if you
  292. want to backup \PAYIN before it is overwritten.  Take a backup, then
  293. if you  do accidentally give  the wrong answer  you can put  it back
  294. later (see file BACKUP.TXT). 
  295.  
  296.      The pay cycle also creates various other files on \PAYOUT which
  297. are used by a seperate program to produce the checks (or pay slips),
  298. the payroll register, etc.  After the pay cycle you will be returned
  299. to the menu which has a choice  to print these reports.  They can be
  300. printed any time before the next  pay cycle, but we will select them
  301. now.  In a  regular pay you should always print  the current payroll
  302. register at this point and check it  to see if everybody is O.K.  If
  303. you find,  for example, you  gave somebody  750 hours instead  of 75
  304. hours then  now is  the easy time  to fix it  by running  the update
  305. program then re-running the pay  cycle, as described in the previous
  306. paragraph. 
  307.  
  308.      If the  payroll register looks O.K.  we can go ahead  and print
  309. whatever else we need from  this menu, normally the journal entries,
  310. and the checks (or payslips).   More information will be provided as
  311. you access these features. 
  312.  
  313.      When you  are finished printing, press  Esc to get back  to the
  314. pay cycle sub menu, and Esc again  to return to the main "Pay Menu".
  315. Move the bright bar to Exit to  Dos and press Enter.  Have a coffee,
  316. and take  a few minutes  to review what  you have done.   Repeat the
  317. whole thing  if you have  time, else do  it again another  day.  The
  318. second time you do  it, reply to the copy prompt that  it is O.K. to
  319. copy the results of the pay cycle and make a backup.  Have a look at
  320. the summary screens in the  Employee Update program.  Your pay cycle
  321. should be  on them.  The hourly  paid people will have  no hours now
  322. (ALL  PAY AND  TAX ITEMS  ARE SET  TO ZERO  AFTER A  PAY CYCLE,  BUT
  323. TAXABLE BENEFITS AND DEDUCTIONS CONTINUE UNLESS CHANGED) so put some
  324. in some hours before you do  another test pay cycle.  Also note that
  325. ONLY employees whose status is A (Active) are paid.  Try the effects
  326. of changing the Empl.  Status  code (1st Basic Employee Info Screen)
  327. before the next test pay cycle.  Change it to a space to see the pop
  328. up valid values.  Also try changing the PAY ALL VAC ACCRL switch (on
  329. the current  hours screen) from FALSE  to TRUE before the  next test
  330. pay cycle. 
  331.  
  332.  
  333. Setting up Your OWN Employees 
  334. ----------------------------- 
  335.  
  336.      When you are finished getting the  feel for the system with our
  337. test employees you can get rid of them from the DOS prompt with 
  338.  
  339.  
  340. ERASE \PAYIN 
  341. ERASE \PAYOUT 
  342.  
  343.      The next  time you access  the employee update program  it will
  344. tell you  there is no  file found, then it  will create a  new file.
  345. This new file will contain  only your employees.  Add your employees
  346. and  transfer  the YTD  information  as  outlined above.   When  all
  347. employees are  added, but BEFORE you  run the first pay  cycle, exit
  348. back to DOS  and from the DOS prompt for  \PAYPGMS type INITLBAL and
  349. press Enter.  Your printer should be on line.  A grand total of what
  350. you entered  will be  printed.  You  can use this  to check  that it
  351. balances to  the grand total  of your existing system,  identify and
  352. fix the YTD  for incorrect employees if it does  not balance to your
  353. existing.  Repeat as  often as necessary until it  does balance.  Do
  354. not run a pay cycle until it does balance because the pay cycle will
  355. lock the YTD screens and you will no longer be able to change them. 
  356.  
  357.      We recommend you run in  parallel with your existing system for
  358. a few weeks, OR reprocess previous pay periods, to get familiar with
  359. PAYROLL USA and  to ensure there are no  unexpected problems because
  360. of some little peculiarity in your way of doing things. 
  361.  
  362.  
  363.  
  364. Setting Up State Tax Tables 
  365. --------------------------- 
  366.  
  367.      Note that  the default State  (California 1989) and  Local (New
  368. York  City  1987) Taxes  can  be  changed  to  your State  from  the
  369. Configuration  Menu  and  in  particular change  the  SUTA  to  your
  370. particular rate  (experience rated in  most States).  If you  are in
  371. California check the Configuration Other  Prompts screen and turn on
  372. the SDI calculation. 
  373.  
  374.      When  setting up  State Taxes  follow the  instructions on  the
  375. screen very carefully.  Although the system will calculate taxes for
  376. any pay period, they are set up  on an Annual Basis.  Your State Tax
  377. Manual should  have a page  describing the formula for  Annual Exact
  378. Calculation  Method.  If  it only  has  say a  Monthly formula  then
  379. multiply  the dollar  value of  deductions and  exemptions by  12 to
  380. annualize them.  Most States have  a graduated tax table.  Many show
  381. the table exactly  as it appears on the screen,  some show something
  382. like: 
  383.  
  384.   1000   1.5% 
  385.   2000   2.0%
  386.   3000   2.5% 
  387.     etc. 
  388.  
  389.      What they  usually mean  is the first  $1000 of  annual taxable
  390. income (after exemptions) is at 1.5%,  the next $1000 is $15.00 (the
  391. 1.5% of  the first $1000) plus  2.0% of the balance  over $1000, the
  392. next $1000 is at $35.00 (for the 1.5% on the 1st $1000 + 2.0% on the
  393. 2nd.  $1000) plus 2.5% on the  balance over $2000, and so on through
  394. the table.   Please bear this  in mind  when setting up  the tables.
  395. Print the default tables (Shift PrtSc)  as a guide before you change
  396. them. 
  397.  
  398.      The logic  the computer uses  is to annualise the  taxable pay,
  399. subtract  any exemptions,  then compare  the result  to the  highest
  400. earnings level in the State tax  table.  If pay is higher it charges
  401. the dollar  value shown for that  level in the State  Tax table plus
  402. the percentage shown  for that level applied to the  amount by which
  403. pay exceeds that  level of earnings in the State  Tax table.  If pay
  404. is less  than the  highest level  in the table  then it  reduces the
  405. level by  one and  tries again.   It continues  doing this  until it
  406. finally finds a  level in the State  table that is equal  to or less
  407. than  the pay.   The resulting  annual tax  is then  divided by  the
  408. number of pay periods per year to arrive at the per pay tax. 
  409.  
  410.      Once you set up the State tables test them by going back to Pay
  411. Menu and running the employee  update program.  Pick an employee, go
  412. to the current pay screen and use  F8 to do an on screen calculation
  413. of pay.  Check the  State Tax is close to what it  should be (it may
  414. not be exact as the manual per pay period table look up method is in
  415. ranges and  only accurate in  the middle  of the range,  whereas the
  416. computer should be right on to the penny).  Test it again with other
  417. employees at different income levels, marital statuses, etc. 
  418.  
  419.  
  420. Printed Documentation / Packaging 
  421. --------------------------------- 
  422.  
  423.      To keep the  price reasonable we are  not supplying pre-printed
  424. documentation or any fancy packaging  at the ShareWare price.  These
  425. only push the price up without  adding anything to the usefulness of
  426. the programs.  The  various documentation files on  these disks, and
  427. the Slide Show, together contain  far more information than would be
  428. in  any  pre-printed manual.   Because  of  the  high set  up  costs
  429. involved in printing, manuals tend to get carved in stone and not be
  430. updated as often as they should  be.  (Which program author wants to
  431. throw out a couple of thousand expensively printed manuals everytime
  432. a minor  change  is  made).   Keeping  them on  disk  allow  us  the
  433. flexibility  to quickly  make changes  to the  documentation as  new
  434. enhancements are added. 
  435.  
  436.  
  437. HOW TO USE MULTIPLE EMPLOYEE DATABASES 
  438. --------------------------------------
  439.  
  440.      Some purchasers may wish to use one set of PAYROLL USA programs
  441. to handle several different sets  of PAYUSA.DTA files.  For example,
  442. Accountants  doing client  payroll  may have  several  sets of  .DTA
  443. files,  one  for each  client.   Also,  if  employees are  taxed  in
  444. different  States,  or  paid  on different  dates  or  at  different
  445. intervals, you will need to seperate them into different .DTA files.
  446. We suggest  you do  this by creating  seperate data  directories for
  447. each set of files.  
  448.  
  449.      The whereabouts of these directories and the custom information
  450. about  the employees  in them  is contained  in the  PAYUSA.CNF file
  451. which is  created by  the Configuration section  of PAYROLL  USA and
  452. resides on the program directory.  There  is only one .CNF file, and
  453. you need many, one for each  set of employee files.  The solution is
  454. to rename the PAYUSA.CNF to something  meaningful to you, eg. if the
  455. clients name is  Jones rename it to JONES.CNF .  Do this immediately
  456. the file  is first  created.  To  do Jones's  payroll execute  a DOS
  457. batch file  on the program  directory.  Let  us call it  JONES.BAT .
  458. This batch file need have only a few simple commands in it: 
  459.  
  460. RENAME JONES.CNF PAYUSA.CNF 
  461. PAYUSA
  462. RENAME PAYUSA.CNF JONES.CNF 
  463.  
  464.      Doing it  this way you  can have as many  sets of files  as you
  465. need and starting PAYUSA is as simple as typing the clients name. 
  466.  
  467.  
  468.               WHY WE TIME LIMITED THE WORKING PROGRAMS 
  469.               ======================================== 
  470.  
  471.      The Slide  Show is not  limited in any  way, but you  should be
  472. aware  that IF  you only  have the  ShareWare trial  version of  the
  473. working programs,  which are  otherwise fully functional,  they will
  474. stop working if  either the current date or the  pay date are beyond
  475. the expiry date (end March 1991).  We feel this is necessary for two
  476. reasons:  
  477.  
  478.  
  479.   1. Not enough people voluntarily pay for "ShareWare". 
  480.      ---------------------------------------------------------- 
  481.  
  482.      Unfortunately  the  advertising of  some  of  the Disk  Copying
  483.      Services  encourage this  by emphasising  words like  "FREE" or
  484.      "$5.00  a  Diskfull".  Please  do  not  confuse ShareWare  with
  485.      Public  Domain (P.D.).   P.D. software  is free,  but there  is
  486.      little of that for business use and to the best of my knowledge
  487.      there are no  P.D.  Payroll programs for the  IBM PC. ShareWare
  488.      is Copyrighted Programs which you can try for free and purchase
  489.      for less than Commercial prices.  It can be low cost, but never
  490.      that low. 
  491.  
  492.      The money you pay to Disk  Copying Services for disks is solely
  493.      for  their copying  time, materials,  postage, handling,  other
  494.      overheads  and  profit.  It  does  not  pay for  the  ShareWare
  495.      programs on those  disks.  It only pays for  the opportunity to
  496.      try them out.  Do not be misled into thinking otherwise. 
  497.  
  498.      The  program  developers  receive  no  payment  from  the  Disk
  499.      Copying/Distribution  services,  the  arrangement  exists  only
  500.      because  it  provides  a  distribution  channel  to  get  those
  501.      programs into the hands of people  who want to use them and are
  502.      willing to  voluntarily pay  the modest Registration  Fee asked
  503.      rather  than 3  to 5  times that  amount through  regular sales
  504.      channels.  Please consider that when  you buy a program through
  505.      regular  channels  you are  paying  more  for the  Distribution
  506.      Costs, Advertising, and Packaging, than for the program itself. 
  507.  
  508.      Because of  various abuses several ShareWare  authors no longer
  509.      release  new programs  as ShareWare.   The future  of ShareWare
  510.      depends on  the willingness  of end users  to pay  for programs
  511.      they use regularly, if it dies it will be a pity because it was
  512.      a good idea  for program developer (free  distribution) and end
  513.      user (try before you buy, low cost) alike. 
  514.  
  515.  
  516.   2. To protect the future commercial marketability of this system. 
  517.      -------------------------------------------------------------- 
  518.  
  519.      Payroll is  strictly a  business application.   It may  be that
  520.      ShareWare does not  reach enough business users, if  so we will
  521.      have to use more conventional  sales methods (at a higher price
  522.      to cover sales costs.) We do not think we would still have that
  523.      option  if the  system  were  available for  free  and with  no
  524.      restrictions in the  ShareWare market.  We have  to protect our
  525.      huge investment in development costs. 
  526.  
  527.  
  528.      We cannot  replace the expired  programs overnight, so  allow a
  529. month for postal etc. delays and mail your payment in plenty of time
  530. before a federal  tax update or program  expiry.  Federal deductions
  531. will be obsolete  1-1-1990 and the price may increase  April 1990 so
  532. please do not leave it until the last moment to pay.  As soon as you
  533. decide you  wish to  use the system  put a check  in the  mail.  The
  534. sooner  we get  you on  our  mailing list  the sooner  we can  start
  535. advising you of enhancements etc. 
  536.  
  537.      If  you do  not  Register, we  do  not know  you  exist and  if
  538. something  comes  up you  should  know  about  we cannot  tell  you.
  539. Because of  the way ShareWare  is passed around  we may not  even be
  540. aware that the BBS or Disk Copying Service that you got if from have
  541. it, so we cannot tell them either.  If you want to tell us where you
  542. got it from when Registering it would  help us to know where to send
  543. revisions, and  to build records of  who is selling the  most copies
  544. for possible future business development plans. 
  545.  
  546.      We cannot  afford to  provide you with  free software.   We are
  547. giving you  the advantage of trying  the system out for  the cost of
  548. disks and  postage, or download  time, before you decide  whether or
  549. not you like it enough to pay in  full for it, but we are not giving
  550. it away.  We think that is fair - don't you. 
  551.  
  552.  
  553.  
  554.                         EMPLOYEE TERMINATION 
  555.                         ==================== 
  556.  
  557.      When an employee terminates the  employee status code should be
  558. changed  (1st basic  info.   screen)  and the  end  date and  reason
  559. terminated (2nd. basic info.  screen) filled in.  Once this has been
  560. done the automatic  calculation of pay and taxes,  and selection for
  561. the pay cycle, will cease.  Therefore, if the employee terminates at
  562. the end of  a regular pay period  you probably will not  want to set
  563. his records to terminated until after the pay cycle is done (because
  564. if you  terminate too early  the final pay will  not be done  - only
  565. Status "A" are paid). 
  566.  
  567.      If the  employee terminates in the  middle of a pay  period you
  568. may wish to use F8 to calculate the final pay then (if you must have
  569. a check  immediately) manually  issue a  check for  it based  on the
  570. figures on  the screen.  AFTER using  F8 turn off the  automatic pay
  571. calcs / tax  calcs as appropriate to prevent any  possibility of the
  572. pay cycle changing your calculations,  but leave the employee status
  573. etc. alone until after the next pay cycle to ensure inclusion on the
  574. payroll register,  update of YTD,  etc.  Because the status  was not
  575. changed the  final pay  check will  be printed as  usual, so  if you
  576. issued a  manual check  then make  a note to  retrieve and  void the
  577. computer issued one.  Terminated  employees are automatically purged
  578. from the  PAYUSA.DTA file at year  end.  We have to  keep them until
  579. then for production of the W-2 file. 
  580.  
  581.  
  582.                               The Index 
  583.                               ========= 
  584.  
  585.      If  the  employee  file  has  no  index  then  one  is  created
  586. (PAYUSA.INX) . This only takes a few minutes so we recommend that if
  587. you have  any doubts about the  index you delete it.   (eg.  In case
  588. there had been a power failure, the plug was pulled, or the computer
  589. switched off, while the program was  running).  The index is read in
  590. at the start of each session,  updated in memory during the session,
  591. then rewritten out  to disk when you select the  End Run choice from
  592. the main menu.
  593.  
  594.      A complete employee record consists of several seperate records
  595. each  with its  own  ID.   The indexing  method  allows  them to  be
  596. anywhere in the file, not necessarily placed all together.  This was
  597. done so that the file does not have to be rewritten to make room for
  598. new records, eg. if a comment is added to an existing employee it is
  599. simply appended to the  end of the file and the  index is altered to
  600. link  it to  the  previous records  for that  person  which will  be
  601. somewhere in  the middle of the  file.  If you update  a record, eg.
  602. change a name,  the original record is located and  rewritten in the
  603. same spot on the disk. 
  604.  
  605.      It  is vitally  important that  the  index keeps  in step  with
  606. changes to the employees.  In  normal circumstances there will be no
  607. problems,  but if  there  is a  power failure,  or  the computer  is
  608. switched off,  etc. in the middle  of an update session  the updated
  609. index will  not have been written  out.  If this happens,  or if you
  610. have any other reason to doubt the integrity of the index, then just
  611. erase it (from  DOS, ERASE \PAYIN\PAYUSA.INX ).  If it  is missing a
  612. new index will  be created next time  it is needed.  (Just  to be on
  613. the safe side this is in fact done when you run a Pay Cycle). 
  614.  
  615.      The \PAYOUT\PAYUSA.DTA  file is physically re-organised  when a
  616. pay cycle is run, and at that  time all records for one employee are
  617. put together and a new index is created. 
  618.  
  619.  
  620.         "Fields" Included in the PAYUSA.DTA Employee Database 
  621.         ===================================================== 
  622.  
  623.      The  PAYUSA.DTA file  is a  Turbo Pascal  internal data  format
  624. file.  It  is unlikely  that you will  be able to  read it  with any
  625. program other than those in the PAYROLL USA system.  The records are
  626. fixed length but you should be aware  that Turbo keeps its data in a
  627. different format  to that used  by the BASIC language.   Strings are
  628. preceded by length bytes, Reals  are longer than Basic's Reals, etc.
  629. This  is for  speed, accuracy,  and efficiency,  but it  has a  side
  630. effect of hiding  your sensitive Payroll Data from  most prying eyes
  631. using DOS DEBUG or Buergs latest LIST, etc., to do HEX Dumps of your
  632. file.  It isn't guaranteed to hide it from everyone, a Hacker with a
  633. knowledge of Turbo  could probably decode those  Reals into readable
  634. numbers, but the dollars and cents are hidden from most. 
  635.  
  636.      For your information, though, I am listing here, with comments,
  637. what the format of those fields  are.  It might help you decide what
  638. to put in them.  As a general rule, IF the PAYROLL USA system allows
  639. you to put whatever you want in  a field, or to leave a field empty,
  640. then it doesnt much matter what is in there (from a system viewpoint
  641. - it matters  to you  of course).   Where the system  has to  have a
  642. choice of known quantities in a field, and you enter something which
  643. is unknown, then a window will pop up when you enter it and give you
  644. a list of  the possibilities.  Use  the function keys, or  the arrow
  645. keys plus Enter, to make a choice.
  646.  
  647.      I won't comment on every  field, some are self explanatory from
  648. their name.  Where no indication of the  type of data is given it is
  649. Real  (i.e.  whole  numbers  and/or decimals,  usually  dollars  and
  650. cents).  We have provided a  test PAYUSA.DTA file with 10 fictitious
  651. employees for  you to play  around with.   You can try  changing (or
  652. erasing - use Ctrl Y ) some of  these fields in that file to see the
  653. effect.  F8  will do an  on screen calculation  of the pay  from the
  654. current pay screens when in update mode. 
  655.  
  656.  
  657.  
  658. SSN - Alpha or Numeric, up to 11 characters long. 
  659.  
  660.      The Social Security Number, requires embedded hypehens to break
  661.      the number into more readable groups in the standard way.  With
  662.      employee number (next) forms the  key to the file.  Combination
  663.      of  SSN/Empl  Num  must  be  unique,  and  because  it  is  key
  664.      information once entered it cannot be changed, so be extra sure
  665.      to get it right first time. 
  666.  
  667.  
  668. Empl Num - Alpha or Numeric, up to 10 characters long.
  669.  
  670.      The Employee Number,  you assign this as you do  now.  See also
  671.      SSN, above.   Made part  of the  key so  you can  set up  a new
  672.      record  (with new  Empl.   Num.) if  a  terminated employee  is
  673.      re-hired (because the SSN would be the same). 
  674.  
  675.  
  676. Prev Empl Num - Alpha or Numeric, up to 10 characters long. 
  677.  
  678.      If an employee was re-hired with a new number, then you can put
  679.      the old number here to remind yourself where to look. 
  680.  
  681.  
  682. Sur Name - Alpha or Numeric, up to 16 characters long. 
  683.  
  684.      May not be blank. 
  685.  
  686.  
  687. First Name - Alpha or Numeric, up to 16 characters long. 
  688.  
  689.      May not be blank. 
  690.  
  691.  
  692. Street - Alpha or Numeric, up to 33 characters long. 
  693.  
  694.      May not be blank 
  695.  
  696.  
  697. Phone - Alpha or Numeric, up to 14 characters long. 
  698.  
  699.  
  700. Town - Alpha or Numeric, up to 33 characters long. 
  701.  
  702.      May not be blank 
  703.  
  704.  
  705. State - Alpha or Numeric, up to 22 characters long. 
  706.  
  707.      May not be blank 
  708.  
  709.  
  710. Zip Code - Alpha or Numeric, up to 10 characters long. 
  711.  
  712.      If not  blank, this  is edited  to see it  is in  an acceptable
  713.      format. 
  714.  
  715.  
  716. Sex - One Alpha Character.
  717.  
  718.      M = Male, F = Female 
  719.  
  720.  
  721. Married - One Alpha Character.
  722.  
  723.      S = Single, M = Married, H = Head of Household, O = Other. 
  724.      Which of these are valid for you depends on your State Tax
  725.      Tables (you may change the selection from the Config. Menu) 
  726.  
  727.  
  728. Yr Born- The full 4 digit Yr, eg 1986
  729.  
  730.  
  731. Mo Born - Numeric, 1 or 2 digits.
  732.  
  733.  
  734. Day Born - Numeric, 1 or 2 digits.
  735.  
  736.  
  737.  
  738. Age - Numeric, 1 or 2 digits.
  739.  
  740.      This is continuously  recalculated from the birth  date and the
  741.      current date. 
  742.  
  743.  
  744. Occupation - Alpha or Numeric, up to 20 characters long.
  745.  
  746.  
  747.  
  748. Employee Type - Alpha or Numeric, up to 3 characters long.
  749.  
  750.      This is for Box 5 on the W-2 Form. 
  751.  
  752.      STA = Statutory Employee 
  753.      DEC = Deceased 
  754.      LEG = Legal Rep. 
  755.      942 = 942 Employee 
  756.      REG = Regular (not Above) 
  757.  
  758.  
  759. Employee Status - One Alpha Character.
  760.  
  761.      Tells us  whether to  pay him/her  or not.  Must  be "A"  to be
  762.      paid. 
  763.  
  764.      A = Active - Normal Pay 
  765.      V = On Vacation - Stop Pay 
  766.      L = Laid Off - Stop Pay 
  767.      T = Terminated - Stop Pay 
  768.  
  769.  
  770. Yr Last Review - The full 4 digit Yr, eg 1986
  771.  
  772.      For Salary and Performance Reviews. 
  773.  
  774.  
  775. Mo Last Review - Numeric, 1 or 2 digits.
  776.  
  777.  
  778. Day Last Review - Numeric, 1 or 2 digits.
  779.  
  780.  
  781. Yr Next Review- The full 4 digit Yr, eg 1986
  782.  
  783.      You will be notified when current date is close to this date.
  784.  
  785.  
  786. Mo Next Review - Numeric, 1 or 2 digits.
  787.  
  788.  
  789.  
  790. Day Next Review - Numeric, 1 or 2 digits.
  791.  
  792.  
  793.  
  794. Pay Method - One Alpha Character.
  795.  
  796.      How the pay is calculated. 
  797.  
  798.      S = Salaried 
  799.      H = Hourly Pay 
  800.      C = Commission 
  801.      A = Salary And Commission 
  802.      P = Hourly Plus Commission 
  803.  
  804.  
  805. Salary Territory - Alpha or Numeric, up to 3 characters long.
  806.  
  807.      This and  next two fields  are for  those who use  a structured
  808.      Grade/Step Salary  Table.  Can be  left blank if you  don't use
  809.      one. 
  810.  
  811.  
  812. Salary Level - Alpha or Numeric, up to 2 characters long.
  813.  
  814.  
  815.  
  816. Salary Performance - One Alpha or Numeric Character.
  817.  
  818.  
  819.  
  820. Annual Salary 
  821.  
  822.      If Annual Salary > $80,000.0 then you will be notified, but not
  823.      stopped, to reduce possibility of too many zeroes due to keying
  824.      errors 
  825.  
  826. Hourly Rate
  827.  
  828.      If Hourly  Rate >  $40.00 then  you will  be notified,  but not
  829.      stopped, to reduce possibility of too many zeroes due to keying
  830.      errors 
  831.  
  832.      Even  Salaried employees  will  have an  hourly  rate which  is
  833.      system calculated (see PAYUSCNF.EXE  Configuration  Menu)  from
  834.      Salary for use as a base for any overtime. 
  835.  
  836.  
  837. Pay Freq
  838.  
  839.      How many pays per year. 
  840.  
  841.      52 = Weekly 
  842.      26 = Biweekly 
  843.      24 = Semimonthly 
  844.      12 = Monthly 
  845.      4 = Quarterly 
  846.      2 = Semiannually 
  847.      1 = Annually 
  848.      260 = Daily 
  849.      10 = 10 Pay Teachers 
  850.      13 = Every 4 Weeks 
  851.      22 = 22 Pays ea.  Year 
  852.  
  853.  
  854. Overtime Permitted - Either TRUE or FALSE.
  855.  
  856.  
  857.  
  858. Vacation Accrual PCent
  859.  
  860.      If you want the system to set aside a percentage of earnings in
  861.      a vacation accrual  fund then  enter the percentage  here, else
  862.      leave it set to zero. 
  863.  
  864.  
  865. Vacation Allow - Alpha or Numeric, up to 5 characters long.
  866.  
  867.      Your notes to yourself on how long the person gets. 
  868.  
  869.  
  870. Vacation Taken - Alpha or Numeric, up to 5 characters long.
  871.  
  872.      Your notes to yourself on how much a person already had. 
  873.  
  874.  
  875. Sick Accrual PCent
  876.  
  877.      Same comments apply to this and next 2 fields as applied to the
  878.      corresponding vacation fields above. 
  879.  
  880.  
  881. Sick Allow - Alpha or Numeric, up to 5 characters long.
  882.  
  883.  
  884.  
  885. Sick Taken - Alpha or Numeric, up to 5 characters long.
  886.  
  887.  
  888.  
  889. Start Year- The full 4 digit Yr, eg 1986
  890.  
  891.      When employment started. 
  892.  
  893.  
  894. Start Mo - Numeric, 1 or 2 digits.
  895.  
  896.  
  897.  
  898. Start Day - Numeric, 1 or 2 digits.
  899.  
  900.  
  901.  
  902. End Year- The full 4 digit Yr, eg 1986
  903.  
  904.      When employment ended. 
  905.  
  906.  
  907. End Mo - Numeric, 1 or 2 digits.
  908.  
  909.  
  910.  
  911. End Day - Numeric, 1 or 2 digits.
  912.  
  913.  
  914.  
  915. Reason Terminated - One Alpha Character.
  916.  
  917.      Why the person no longer works for you. 
  918.  
  919.      A = Shortage of Work 
  920.      B = Strike or Lockout 
  921.      C = Return to School
  922.      D = Illness or Injury 
  923.      E = Quit 
  924.      F = Pregnancy 
  925.      G = Retired 
  926.      H = Work Sharing 
  927.      J = Apprentice Training 
  928.      K = Other - Note on Comment Scn. 
  929.  
  930.  
  931. Exempt Fed Tax - Either TRUE or FALSE.
  932.  
  933.      If  set  TRUE the  Federal  Tax  calculation will  be  skipped.
  934.      Intended for  rare cases  where this is  permitted by  law, eg.
  935.      certain ministers  of religion, etc.   Do not set this  to true
  936.      just because  earnings are  too low -  that will  be determined
  937.      automatically  in the  tax routines.   There are  several other
  938.      EXEMPT switches like  this for other types of  taxes.  The same
  939.      principles apply.   If they are  true then that  particular tax
  940.      routine will  be skipped and no  such tax will be  charged.  Be
  941.      sure you only  set them true if you are  legally allowed not to
  942.      withold that tax for that particular employee. 
  943.  
  944.      If earnings  are more than  $10,400.00 you will be  reminded of
  945.      your obligation to notify the IRS. 
  946.  
  947.  
  948. Num Of Fed Exemptions 
  949.  
  950.      If  more  than 10  exemptions  you  will  be reminded  of  your
  951.      obligation to notify the IRS.  Taken from the W4 Form. 
  952.  
  953.  
  954. Vol Fed Addtnl Wholdg
  955.  
  956.  
  957.  
  958. EIC W5 Filed - Either TRUE or FALSE.
  959.  
  960.  
  961.  
  962. EIC W5 Spouse Filed - Either TRUE or FALSE.
  963.  
  964.  
  965.  
  966. W2 Box 16 Line  1 Desc - Alpha or Numeric,  up to 15 characters
  967.      long.
  968.  
  969.      Whatever is  in here at  year end will  be printed on  the W-2.
  970.      Leave it blank if nothing is to be printed in Box 16. 
  971.  
  972.  
  973. W2 Box 16 Line  2 Desc - Alpha or Numeric,  up to 15 characters
  974.      long.
  975.  
  976.      See above 
  977.  
  978.  
  979. Exempt Soc Sec - Either TRUE or FALSE.
  980.  
  981.      See comments under Exempt Federal Tax. 
  982.  
  983.  
  984. Medicare Qualified Fed Empl - Either TRUE or FALSE.
  985.  
  986.      Sets rate of Social Security Taxes. 
  987.  
  988.  
  989. Exempt FUTA - Either TRUE or FALSE.
  990.  
  991.      See comments under Exempt Federal Tax. 
  992.  
  993.  
  994. Exempt State Tax - Either TRUE or FALSE.
  995.  
  996.      See comments under Exempt Federal Tax. 
  997.  
  998.  
  999. Num Of Reg. State Exemptions
  1000.  
  1001.      In many States  this will be the same figure  as the equivalent
  1002.      Federal W4  exemptions.  However, it  can be different,  and in
  1003.      California the total Federal  Exemptions are split into regular
  1004.      Exemptions and Additional Exemptions for Estimated Deductions. 
  1005.  
  1006.  
  1007. Num of Addl. State Exemptions 
  1008.  
  1009.      See previous field. 
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013. Vol State Addtnl Wholdg
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017. Exempt SUTA - Either TRUE or FALSE.
  1018.  
  1019.      See comments under Exempt Federal Tax. 
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023. Exempt Local Tax - Either TRUE or FALSE.
  1024.  
  1025.      See comments  under Exempt  Federal Tax.  Set  this to  true if
  1026.      there are no local taxes in your area. 
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030. Num Of Local Exemptions
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034. Non Resident for Local - Either TRUE or FALSE.
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038. Pay Yr - The full 4 digit Yr, eg 1986
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042. Pay Mo - Numeric, 1 or 2 digits.
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046. Pay Day - Numeric, 1 or 2 digits.
  1047.  
  1048.      If the  difference between  the current date  and the  pay date
  1049.      exceeds the lessor of 1 and 1/2 pay periods or 45 days you will
  1050.      be notified of a potential keying error. 
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054. GL Account - Alpha or Numeric, up to 10 characters long.
  1055.  
  1056.      This and  the next  two fields determine  where sub  totals are
  1057.      taken on the printed Pay Register. 
  1058.  
  1059.  
  1060. Branch Code - Alpha or Numeric, up to 3 characters long.
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064. Dept Code - Alpha or Numeric, up to 3 characters long.
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068. Charge Project - Alpha or Numeric, up to 10 characters long.
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072. Computer To Calc Pay - Either TRUE or FALSE.
  1073.  
  1074.      If for  some strange  reason you  do not  want the  computer to
  1075.      calculate the pay  then set this to false.  You  may then enter
  1076.      your own calculated amounts and they will be used instead.
  1077.  
  1078. Computer To Calc Tax - Either TRUE or FALSE.
  1079.  
  1080.      If for  some strange  reason you  do not  want the  computer to
  1081.      calculate the tax  then set this to false.  You  may then enter
  1082.      your own calculated amounts and they will be used instead.
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086. Sick Hrs
  1087.  
  1088.      To pay for time not worked.   If you are using the sick accrual
  1089.      fund feature, it  will be reduced by the dollar  value of these
  1090.      hours. 
  1091.  
  1092.  
  1093. Legal Hol Hrs
  1094.  
  1095.      To pay  for time  not worked.  Usually  for Hourly  Paid people
  1096.      only. 
  1097.  
  1098.  
  1099. Vacation Hrs
  1100.  
  1101.      To pay  for time on  vacation.  If  you are using  the vacation
  1102.      accrual fund feature, it will be reduced by the dollar value of
  1103.      these hours.  You must keep  the employee status active for pay
  1104.      to  be calculated.   If  your employees  are  salaried you  may
  1105.      prefer not to  use the accrual fund but just  pay them as usual
  1106.      while they are  on vacation, in that case no  alteration to the
  1107.      record is  needed, and if advance  pay is not required  then no
  1108.      entry need  be made on this  line.  Play around with  F8 to see
  1109.      how this works. 
  1110.  
  1111.      If you wish  to stop pay being generated while  the employee is
  1112.      on vacation  then the Employee  Status Code must be  changed to
  1113.      "V", but  not until after the  pay cycle in which  the Vacation
  1114.      pay  itself  has   to  be generated (remember, only  Status "A"
  1115.      get paid).  It is not enough just to omit entry of hours else a
  1116.      negative  pay  will result  as  the  non Government  deductions
  1117.      continue.
  1118.  
  1119.  
  1120. Reg Pay Hours
  1121.  
  1122.      For Hourly paid people - no entry needed for Salaried people. 
  1123.  
  1124.  
  1125. R Day Shift Prm Hrs
  1126.  
  1127.      This and other Shift items can be left blank if employee not on
  1128.      Shift Differentials.  If on shifts,  show how many of Reg.  Pay
  1129.      Hours,  Overtime Hours,  etc.  were in  each  shift for  proper
  1130.      addition of the shift premium. 
  1131.  
  1132.  
  1133. R Aft Shift Prm Hrs
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137. R Night Shift Prm Hrs
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141. R Grave Shift Prm Hrs
  1142.  
  1143.  
  1144.  
  1145. Otime 1 Hrs
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149. O1 Day Shift Prm Hrs
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153. O1 Aft Shift Prm Hrs
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157. O1 Night Shift Prm Hrs
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161. O1 Grave Shift Prm Hrs
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165. Otime 2 Hrs
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169. O2 Day Shift Prm Hrs
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173. O2 Aft Shift Prm Hrs
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177. O2 Night Shift Prm Hrs
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181. O2 Grave Shift Prm Hrs
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185. Otime 3 Hrs
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189. O3 Day Shift Prm Hrs
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193. O3 Aft Shift Prm Hrs
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197. O3 Night Shift Prm Hrs
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201. O3 Grave Shift Prm Hrs
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205. Salary
  1206.  
  1207.      Normally System Calculated 
  1208.  
  1209.  
  1210.  
  1211. Reg Wages
  1212.  
  1213.      Normally System Calculated from above entries 
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217. Otime 1 Amt
  1218.  
  1219.      Normally System Calculated from above entries 
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223. Otime 2 Amt
  1224.  
  1225.      Normally System Calculated from above entries 
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229. Otime 3 Amt
  1230.  
  1231.      Normally System Calculated from above entries 
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235. Shift Premium
  1236.  
  1237.      Normally System Calculated from above entries 
  1238.  
  1239.  
  1240. Sick Pay
  1241.  
  1242.      Normally System Calculated from above entries 
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246. Legal Hols
  1247.  
  1248.      Normally System Calculated from above entries 
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252. Production Bonus
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256. Annual Bonus
  1257.  
  1258.      This receives special tax treatment,  taxed by adding it to the
  1259.      annual income  instead of the  pay period income.   Assumed non
  1260.      recurring item and this  reduces overpayment of tax, especially
  1261.      for lower paid people. 
  1262.  
  1263.  
  1264. Commission
  1265.  
  1266.  
  1267.  
  1268. Other Pay 1
  1269.  
  1270.  
  1271.  
  1272. Other Pay 2
  1273.  
  1274.  
  1275.  
  1276. Other Pay 3
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280. Vacation
  1281.  
  1282.      Normally System Calculated from above entries 
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286. Tot Actual Pay
  1287.  
  1288.      Normally System Calculated from above entries 
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292. Tips
  1293.  
  1294.      N.B.
  1295.      These  are  regular tips  reported  by  or distributed  to  the
  1296.      employee.  This will not be summed into the pay check , neither
  1297.      will the fringe  benefits, they are for tax  purposes only.  We
  1298.      have  not made  any provision  for "Tips  deemed to  be Wages",
  1299.      collected by employees  earning less than the  minimum wage, in
  1300.      this release.
  1301.  
  1302.  
  1303. Fringe Ben Auto
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307. Fringe Ben Other 1
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311. Fringe Ben Other 2
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315. Fringe Ben Other 3
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319. Taxable Pay
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323. Federal Tax
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327. State Tax
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331. Local Tax
  1332.  
  1333.  
  1334.  
  1335. FICA Soc Security
  1336.  
  1337.  
  1338.  
  1339. State Unemployment
  1340.  
  1341.      System calculated  if you  have set  the Configuration  File to
  1342.      indicate that  in your State the  employee pays some or  all of
  1343.      the SUTA. 
  1344.  
  1345.  
  1346. Deduct IRA
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350. Deduct Charity 1
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354. Deduct Charity 2
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358. Deduct Union
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362. Deduct Medical
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366. Deduct Dental
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370. Deduct Other Health
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374. Deduct Life Insc
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378. Deduct Accident
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382. Deduct Social Club
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386. Deduct Xmas Club
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390. Deduct Automobile
  1391.  
  1392.  
  1393.  
  1394. Deduct Other 1
  1395.  
  1396.      Deduct Other 1 thru 4 can be either fixed dollar amounts or can
  1397.      be  set to  a  percentage  of either  Actual  Pay (ex.   Fringe
  1398.      Benefits)  or of  Taxable  Pay (incl.   Fringe).  Settings  are
  1399.      controlled from  the Configuration Menu.   California Companies
  1400.      may wish to use Deduct Other 1 for SDI with percent calculation
  1401.      turned on.   If percent is on  the cursor will not  go to these
  1402.      fields on the employee screens. 
  1403.  
  1404.  
  1405. Deduct Other 2
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409. Deduct Other 3
  1410.  
  1411.  
  1412.  
  1413. Deduct Other 4
  1414.  
  1415.  
  1416.  
  1417. Total Deduct
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421. Net Pay
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425. Advance EIC
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429. Allocated Tips
  1430.  
  1431.      Tips you want  added to the pay check .  Also see previous note
  1432.      on tips added to taxable income.  If you are paying the tips to
  1433.      the employee  by including them  in this  pay check and  tax is
  1434.      also to  be deducted then  the amount  will need to  be entered
  1435.      twice, once in each location. 
  1436.  
  1437.  
  1438. Non Tax Reimbourse 1
  1439.  
  1440.      Employee Expense Items, e.g.  Gas,  Uniforms, etc.  If you wish
  1441.      to add  them to the pay  check  rather than issuing  a seperate
  1442.      check . 
  1443.  
  1444.  
  1445. Non Tax Reimbourse 2
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449. Non Tax Reimbourse 3
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453. Non Tax Reimbourse 4
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457. Issue Check  For
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461. Sick Accrual 
  1462.  
  1463.      This and the remaining fields do not appear on the employee pay
  1464.      check  or  statements, they  represent your liabilities  to the
  1465.      employees or to the Government. 
  1466.  
  1467.  
  1468. Vacation Accrual
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472. Futa Wage
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476. Futa Liab
  1477.  
  1478.  
  1479.  
  1480. Futa State Credit Avail
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484. Suta Wage
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488. Suta Liab
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492. Txble 941 Soc Sec Wages
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496. Txble 941 Hosp Insc Wage
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500. Txble 941 Tips
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504. Txble 941 Total
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508. Amt Soc Sec On Wages
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512. Amt Soc Sec On Hosp Insc
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516. Amt Soc Sec On Tips
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520. Amt Soc Sec Total
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524. NOTE: 
  1525. ==== 
  1526.  
  1527.           To  avoid  a lot  of  duplicated  verbiage, I  omitted  to
  1528.      comment  over and  over  again, that  all  tax items  including
  1529.      Advance EIC are normally  system calculated, the dollar amounts
  1530.      are  summed by  the system,  and  all fringe  benefits and  non
  1531.      Government deductions,  once entered will be  copied into later
  1532.      pay records.  For example if  you show an employee contributing
  1533.      $5 to the Xmas Club, it will be $5 every pay from that point on
  1534.      unless you change it.  Note that  Hours and other pay items are
  1535.      not copied in this way - they are set to zero after a pay cycle
  1536.      to avoid the possibility of inadvertantly paying too much. 
  1537.  
  1538.                    Documentation Originally written 30th. July, 1988
  1539.                   Minor Modifications made by Author 14th. Feb. 1989
  1540.  
  1541.                    Christopher Anthistle, F.C.I.I.
  1542.                              President,
  1543.  
  1544.                 Anthistle Systems & Programming Ltd.,
  1545.                          563 Patricia Drive,
  1546.                          Oakville, Ontario,
  1547.                            CANADA L6K 1M4
  1548.  
  1549.                       Telephone: (416) 845 7959
  1550.