home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / edusci / gradebk.lzh / GRADING.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-06-26  |  15KB  |  358 lines
  1.           Magic Gradebook Manager, Computation Manual, Page 1
  2.  
  3.               HOW MAGIC GRADEBOOK MANAGER COMPUTES GRADES
  4.                  Adapted for versions since Version 2.1
  5.  
  6.  
  7.                           LETTER GRADE RANGES
  8.  
  9. The preset Letter Grade Ranges used by Magic Gradebook Manager are:
  10.  
  11.       A    greater than or equal to 3.5
  12.       B    greater than or equal to 2.5 but less than 3.5
  13.       C    greater than or equal to 1.5 but less than 2.5
  14.       D    greater than or equal to 0.5 but less then 1.5
  15.       F                                     less than 0.5
  16.  
  17. If the Plus/Minus Option is ON, the upper two tenths of each range above
  18. is assigned a PLUS and the lower two tenths of each range above is
  19. assigned a MINUS, except the F range.  The ranges then look like this:
  20.  
  21.      A+    greater than or equal to 4.3
  22.      A     greater than or equal to 3.7 but less then 4.3
  23.      A-    greater than or equal to 3.5 but less than 3.7
  24.      B+    greater than or equal to 3.3 but less then 3.5
  25.      B     greater than or equal to 2.7 but less than 3.3
  26.      B-    greater than or equal to 2.5 but less then 2.7
  27.      C+    greater than or equal to 2.3 but less then 2.5
  28.      C     greater than or equal to 1.7 but less than 2.3
  29.      C-    greater than or equal to 1.5 but less then 1.7
  30.      D+    greater than or equal to 1.3 but less then 1.5
  31.      D     greater than or equal to 0.7 but less than 1.3
  32.      D-    greater than or equal to 0.5 but less then 0.7
  33.      F+    greater than or equal to 0.3 but less than 0.5
  34.      F                                      less than 0.3
  35.  
  36. These preset Letter Grade Ranges can be adjusted in version 1.3 or higher.
  37.  
  38.                     LETTER GRADE ASSIGNMENT VALUES
  39.  
  40. Whenever a Letter Grade is assigned a numerical value, the middle
  41. value that letter grade's range is used for the assignment value.
  42. Mathematically speaking, this is the midpoint of the upper and lower
  43. bounds of each range.  Exceptions are assignments values for:  A+, which
  44. is 0.1 more than the minimum range value for A+; A (when the Plus/Minus
  45. Option is OFF), which is set equal to the minimum range value for A,
  46. but not less than 4.0; and F, which is always 0.0 (zero).  A LETTER GRADE
  47. of zero (as opposed to zero points or zero percent) is assigned the
  48. value -1.  The assignments are then as follows:
  49.  
  50.                               A     4.0
  51.                               B     3.0
  52.                               C     2.0
  53.                               D     1.0
  54.                               F     0.0
  55.                               0    -1.0
  56.  
  57.           Magic Gradebook Manager, Computation Manual, Page 2
  58.  
  59. If the Plus/Minus Option is ON, the assignment values to the middle
  60. value of each letter grade's range look like this:
  61.  
  62.                               A+    4.4
  63.                               A     4.0
  64.                               A-    3.6
  65.                               B+    3.4
  66.                               B     3.0
  67.                               B-    2.6
  68.                               C+    2.4
  69.                               C     2.0
  70.                               C-    1.6
  71.                               D+    1.4
  72.                               D     1.0
  73.                               D-    0.6
  74.                               F+    0.4
  75.                               F     0.0
  76.                               0    -1.0
  77.  
  78.                     How Letter Grades are Averaged
  79.  
  80. When Magic Gradebook Manager averages letter grades, each letter grade
  81. is assigned a value according to the above assignments and the grades
  82. are then averaged.  Any grade assigned an asterisk (*) is ignored and
  83. not counted.  The resulting numerical average is then checked against
  84. the Letter Grade Ranges listed above, and the letter grade for the
  85. RANGE is assigned to the average.  The procedure thus far is used both
  86. for averaging grades of activities using letter grades and for
  87. averaging the letter grades of all activities in order to compute the
  88. final nine weeks grade.
  89.  
  90. It is important to understand what Magic Gradebook Manager does with
  91. the numerical average and resulting letter grade of each activity in
  92. order to compute the nine weeks grade of the student, as the actual
  93. computed numerical average of the activity is NOT NECESSARILY used to
  94. the compute the final grade.  The reason for this is that to do so
  95. would allow the rare possibility that two students having the same
  96. letter grades as activity averages might end up with different final
  97. grades.
  98.  
  99. Instead, Magic Gradebook Manager computes the numerical average,
  100. assigns a letter grade based on the Letter Grade Ranges, and then
  101. RESETS the numerical average to the Letter Grade Assignment Value of
  102. the resulting letter grade.  This new numerical average is then used
  103. to compute the final grade.
  104.  
  105. Beginning with Version 2.1, letter grade nine weeks averages are stripped
  106. of any plus or minus just before the Letter Grade Assignment Value is
  107. assigned.  This stripping of pluses and minuses can be overridden by
  108. selecting Gradepoint Method/± when compiling grade averages.
  109.  
  110.           Magic Gradebook Manager, Computation Manual, Page 3
  111.  
  112. If no assignments have been entered for a particular activity, the
  113. letter grade is displayed as an asterisk (*) for each student and that
  114. activity is omitted from the computation of the final grade.
  115. If a student has all excused grades (*) entered under the activity
  116. (which might occur for a student new to the class a day or so before
  117. the end of a marking period), that student's letter grade for the
  118. activity is assigned an asterisk (*) to indicate that the entire
  119. activity is excused, and that activity is omitted from the computation
  120. of the final grade for the student.  This is true for computation of
  121. activity averages for PERCENTS and POINTS also.
  122.  
  123. For a demonstration of just how this works, see the Sample Grade
  124. Computation at the end of this section of documentation.
  125.  
  126.  
  127.                       How Percents are Averaged
  128.  
  129. When an activity is assigned PERCENTS as a grading method, Magic
  130. Gradebook Manager averages the numerical values entered into the
  131. gradebook, ignoring any asterisks (*) and assigning all blanks to the
  132. value zero.  The resulting average percent for the activity is checked
  133. against the ranges set by the teacher using the Grading Scale Option
  134. on the Edit Menu and a letter grade is assigned to the activity.
  135. When computing the final grade, the Letter Grade Assignment Value of
  136. the resulting letter grade is used.  This is called the "Gradepoint
  137. Method".
  138.  
  139. Beginning with Version 2.1, you can choose the "Percent Method" of grade
  140. compilation if you are using PERCENTS for all activities for the
  141. semester including the Final Exam.  The Percent Method maintains the
  142. percent average's integrity throughout compilation right down to the
  143. final semester grade.  Each letter grade is simply based on the percent
  144. average displayed next to it.  This results in significantly different
  145. results for nine weeks averages and the semester grade.  The option is
  146. provided because some school systems require this method.
  147.  
  148.  
  149.                       How Points are Averaged
  150.  
  151. When an activity is assign POINTS as a grading method, Magic Gradebook
  152. Manager adds up all the points accumulated by the student, as entered
  153. into the gradebook by the teacher.  Any asterisks (*) are ignored and
  154. blanks are assigned a zero.  The student's total points is then
  155. converted to a percentage using the MAXIMUM TOTAL POINTS and the
  156. percentage is converted to a letter grade and Letter Grade Assignment
  157. Value as described above under How Percents are Averaged.
  158.  
  159. Note that if a student has scores of asterisk (*) on certain days
  160. indicating that assignments for those days were excused, his/her total
  161. points will be converted to a percentage using the MAXIMUM TOTAL
  162. POINTS MINUS THE MAXIMUM SCORE FOUND FOR THOSE DAYS.
  163.  
  164.           Magic Gradebook Manager, Computation Manual, Page 4
  165.  
  166. However, the MAXIMUM TOTAL POINTS may be changed by the teacher at the
  167. time grade averages are compiled by pressing C from the Report Menu.
  168.  
  169. Here is how Magic Gradebook Manager computes the MAXIMUM TOTAL POINTS
  170. for an activity using POINTS:
  171.  
  172.    In each column, each student's point score is inspected and the
  173.    largest point score for the column is used as the maximum points
  174.    for that column.  The total of the maximum points for each column
  175.    under each date is used as the MAXIMUM TOTAL POINTS.
  176.  
  177.    If a teacher wishes, a fictitious student's name may be entered and
  178.    that name could be assigned the maximum points for each assignment.
  179.    This way, the MAXIMUM TOTAL POINTS would represent a true maximum
  180.    even if no actual student made a perfect score on a certain
  181.    assignment.  "A MAX" is suggested in one of the program Help
  182.    Windows because it would most likely come first alphabetically.
  183.    To place the fictitious at the end of the class list, one might use
  184.    "ZZ MAX POINTS".  Be sure to press Alt W to mark this fictitious student
  185.    as having withdrawn--thus omitting those grades from class averages.
  186.  
  187.    When C is pressed to Compile Grade Averages from the Report Menu,
  188.    the Grade Averaging Window appears briefly.  If Magic Gradebook
  189.    Manager finds an activity using POINTS, the compilation will pause,
  190.    and the teacher will hear a beep, see the name of the activity
  191.    and the MAXIMUM TOTAL POINTS found as described above, and see the
  192.    message: "Enter new value, or press Esc to use XX:" (where XX is
  193.    the value found).  If the teacher desires, a new value may be used
  194.    instead of the one displayed.  This feature is provided because, in
  195.    consultation with a number of other teachers, some teachers
  196.    expressed the desire to be able to change the MAXIMUM TOTAL POINTS
  197.    in order to "curve" the grades.  If the displayed value is okay,
  198.    simply press Esc at this point.  The compilation process will
  199.    continue and as soon as it is completed in a few seconds, the
  200.    Grade Averaging Window will disappear.
  201.  
  202.  
  203.                   How the Nine Weeks Grade is Computed
  204.  
  205. Each activity has a Percentage of Grade that is entered by the teacher
  206. from the Activity Setup Window.  Magic Gradebook Manager will insure that
  207. the total Percentages of Grade for each nine weeks equals 100 percent.
  208.  
  209. When Magic Gradebook Manager computes the final grade, each Letter
  210. Grade Assignment Value for each activity is multiplied by the
  211. corresponding Percentage of Grade.  The sum of these products is then
  212. divided by 100.  A Final Letter Grade is then assigned based on the
  213. Letter Grade Ranges.
  214.  
  215.           Magic Gradebook Manager, Computation Manual, Page 5
  216.  
  217. If one or more activities have a letter grade average of asterisk (*)
  218. indicating all excused grades, no product is computed or added for the
  219. activity, and the numerical average is computed, not by dividing by
  220. 100, but rather by 100 less the Percentage or Percentages of Grade of
  221. the one or more activities.  In this way, the final letter grade
  222. represents an average of only those activities that the student was
  223. responsible for.
  224.  
  225. If all activities have a letter grade average of asterisk (*), the
  226. final grade is also assigned an asterisk.
  227.  
  228. If all of this seems a little complicated, you should have tried
  229. writing the code for the computer program!
  230.  
  231.  
  232.                        Sample Grade Computation
  233.  
  234. Let's take a fictitious student named Jim Forbes and compute his final
  235. grade.  Here are his grades:
  236.  
  237.   Activity TESTS uses PERCENTS, Percentage of Grade = 50%
  238.  
  239.   90, 85, *, 74, 78, 83
  240.  
  241.   Activity QUIZES uses POINTS, Percentage of Grade = 20%
  242.  
  243.   8, 7, 9, 7, 8, 8, 7, 9, 8, 9, *, *, 7, 10, 8, 8, 9, 9, blank, 10
  244.  
  245.   Activity HOMEWORK uses LETTERS/±, Percentage of Grade = 20%
  246.  
  247.   B, B, A, C+, blank, D, *, B, A-, B-, B+, *, C-, B, B, C+, A+
  248.  
  249.   Activity NOTEBOOK uses LETTERS/±, Percentage of Grade = 10%
  250.  
  251.   A-, A-, B+, C
  252.  
  253. The average of activity TESTS using PERCENTS is computed as follows:
  254.  
  255.   90 + 85 + 74 + 78 + 83 = 410
  256.  
  257.   The sum is divided by 5, not 6, because one test was excused.
  258.  
  259.   410 ÷ 6 = 82.0 to the nearest tenth of a percent.
  260.  
  261.   According to the Grading Scale, 82.0 is B-, which has a Letter Grade
  262.   Assignment Value of 2.6.
  263.  
  264.  
  265.  
  266.           Magic Gradebook Manager, Computation Manual, Page 6
  267.  
  268. The average of activity QUIZES using POINTS is computed as follows:
  269.  
  270.   8 + 7 + 9 + 7  + 8 + 8 + 7 + 9 +
  271.   8 + 9 + 7 + 10 + 8 + 8 + 9 + 9 + 0 + 10 = 141
  272.  
  273.   Note that the blank is counted as zero and the asterisks are not
  274.   counted at all.
  275.  
  276.   For ease of computation in this example, let's assume that the
  277.   maximum points for each day was 10, although they could easily be
  278.   varying values.  Then the MAXIMUM TOTAL POINTS for the activity will
  279.   be 10 times 20 assignments, which is 200.  If the teacher does not
  280.   change this value, 200 will be used.  Since Jim was excused on 2 of
  281.   those days, his adjusted maximum total points is 180.
  282.  
  283.   His points, converted to a percentage is 140 ÷ 180 which is 77.8% to
  284.   the nearest tenth of a percent.  According to the Grading Scale,
  285.   77.8 is a C, which has a Letter Grade Assignment Value of 2.0.
  286.  
  287. The average of activity HOMEWORK using LETTERS/± is computed as
  288. follows:
  289.  
  290.   The letters are assigned their Letter Grade Assignment Values and
  291.   these values are averaged ...
  292.  
  293.   Grade:  B    B    A    C+   blank   D,   *   B,   A-   B-   B+
  294.   Value:  3.0  3.0  4.0  2.4  0.0     1.0  -   3.0  3.6  2.6  3.4
  295.  
  296.   Grade:  *   C-   B    B    C+   A+
  297.   Value:  -   1.6  3.0  3.0  2.4  4.4
  298.  
  299.   The sum of the values is 40.4.  Although there are 17 letter grades,
  300.   2 are excused, so we divide by 15.
  301.  
  302.   40.4 ÷ 15 = 2.6933, the letter grade numerical average.
  303.  
  304.   According to the Letter Grade Ranges, 2.6933 is a B-.
  305.  
  306.   The letter grade numerical average is changed to the Letter Grade
  307.   Assignment Value of B-, which is 2.6.
  308.  
  309.  
  310.           Magic Gradebook Manager, Computation Manual, Page 7
  311.  
  312. The average of activity NOTEBOOK using LETTERS/± is computed as
  313. follows:
  314.  
  315.   The letters are assigned their Letter Grade Assignment Values and
  316.   these values are averaged ...
  317.  
  318.   Grades:  A-   A-   B+   C
  319.   Values:  3.6  3.6  3.4  2.0
  320.  
  321.   The sum of the 4 values is 3.15.
  322.  
  323.   Their average is 12.6 ÷ 4, which is 3.15, the letter grade numerical
  324.   average.
  325.  
  326.   According to the Letter Grade Ranges, 3.15 is a B.
  327.  
  328.   The letter grade numerical average is changed to the Letter Grade
  329.   Assignment Value of B, which is 3.0.
  330.  
  331. Once all four activities are averaged, their Letter Grade Assignment
  332. Values are totaled and divided by 4, the number of activities...
  333.  
  334.   Activity     Numerical Average    Percentage of Grade
  335.  
  336.   TESTS              2.6                    50%
  337.   QUIZES             2.0                    20%
  338.   HOMEWORK           2.6                    20%
  339.   NOTEBOOK           3.0                    10%
  340.  
  341.   Each Numerical Average is multiplied by its Percentage of Grade and
  342.   the products are totaled to get the final numerical average...
  343.  
  344.   (2.6 x 0.50) + (2.0 x 0.20) + (2.6 x 0.20) + (3.0 + 0.10) = 2.52
  345.  
  346.  
  347.   According to the Letter Grade Ranges, 2.52 is a B-.
  348.  
  349.   So Jim Forbes' Final Grade is a B-.
  350.  
  351.  
  352.           Magic Gradebook Manager, Computation Manual, Page 8
  353.  
  354.                           Version 2.1 ADDENDUM
  355.  
  356.                       Computation of Semester Grades
  357.  
  358.