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Text File  |  1992-08-28  |  2KB  |  42 lines
  1.  
  2. Indexing Scheme
  3.  
  4.         An index is a sorted list that is used as a reference.  In
  5. Family Scrapbook, all records are stored on disk in the order of record
  6. number. Indexes are used because you will not always want to access the
  7. records in record number order.
  8.  
  9.         If you wanted to print a list of persons in the order of birth
  10. dates, the program would use the birth date index as a reference to find
  11. the records. The index would tell the program what order to read the
  12. records from your disk so that they would be in birth date order.
  13.  
  14.         Indexes are only updated by the reindex utility.  This means
  15. that when you add, change, or delete records, you must then reindex the
  16. database so that the indexes are correct.  The reindex utility reads all
  17. of the records from the database and then sorts them in the order that
  18. the index requires.  It then creates the index from this list.  This is
  19. done for every index during the reindex process.
  20.  
  21.         Many of the reports that Family Scrapbook produces make
  22. extensive use of the indexes, so it is wise to make sure that the
  23. database is properly indexed before printing reports or using the
  24. searchwindows (F6 key).  To remind you when to reindex, the program will
  25. put the letter R in the lower right of the screen.  It only does this
  26. when you add or delete records. Sometimes changing a record can also
  27. require reindexing, such as changing a person's birth date.  In this
  28. situation the R will not appear.  The Reindex the Current Database
  29. selection is found in the Utilities Menu, but can be run from many other
  30. areas of the program by pressing Alt-R.
  31.  
  32.         The reindex routine attempts to do all sorting in memory.  If
  33. there is not enough memory to do this, it will sort to disk.  Temporary
  34. files are also created during a reindex.  Therefore, the more data that
  35. you have, the more important it is to make sure there is ample free hard
  36. disk space for Family Scrapbook to use.
  37.  
  38.         Note:  The reindex utility is contained in an external
  39. executable file named REINDEX.EXE. This file can be run directly from
  40. DOS.
  41.  
  42.