home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Education Master 1994 (4th Edition) / EDUCATIONS_MASTER_4TH_EDITION.bin / files / wordmisc / jeprs / jeeprs25.exe / WHYJEPRS.DOC < prev   
Text File  |  1992-10-01  |  18KB  |  315 lines
  1.  
  2.                         ┌───────────────────────────┐
  3.                         │ JEPRS(tm)   Version 2.5   │
  4.                         └───────────────────────────┘
  5.  
  6. 1.  What is JEPRS?
  7.         JEPRS (pronounced "Jeepers!") is the Journal and Editorial Personal
  8. Reference System.  What does that mean?  That means that you now have an
  9. easy to use, menu-driven program to keep track of reference citations to the
  10. (scientific) literature.  Anyone who writes extensively, such as a scientist,
  11. and needs an up-to-date list of references, needs JEPRS.  Briefly, JEPRS
  12. allows you to:
  13.         1.  Add references to your database (either directly or by importing
  14.             a MEDLINE, BRS/Colleague, ERIC, Psyclit, or comma-delimited
  15.             formatted file),
  16.         2.  Search through those references with an easy but powerful search
  17.             menu, and
  18.         3.  Format those references for output to a text file, printer, or
  19.             word processor file in virtually any format imaginable, including
  20.             boldface, italics, underlining, superscripts, and subscripts.
  21.  
  22.         More information on specific features is provided below.
  23.  
  24.  
  25. 2.  Why use JEPRS and not some other program?
  26.  
  27.         I have seen people use any of three different types of programs to
  28. keep track of their references.  These include 1) a word processor, 2) a
  29. generic database system, and 3) a specialized reprint management system.
  30. Let me explain why JEPRS is better than all of the above.
  31.  
  32.         1.  A Word Processor.  The main advantage of using a word processor
  33. is that you can pre-format your references and fairly quickly import them
  34. into your document which is written with your word processor.  You can also
  35. perform simple searches rather easily.  The disadvantages are that 1) once
  36. you type up your references in a set format, you have to reformat all of
  37. them whenever a new format is required; 2) While simple searches are
  38. easy, try combining terms, such as author "x" and journal "y"--you generally
  39. can't do it!;  3) You cannot import references from any of the online
  40. database systems.
  41.  
  42.         2.  A Generic Database, such as dBASE.  While these systems can be
  43. quite powerful, they are also fairly complex to use, and setting one up is
  44. no mean feat for a novice.  Searching is generally more powerful than with
  45. word processors, but many don't provide for case sensitive and case insensi-
  46. tive searches.  But their main drawback is their lack of formatting
  47. capabilities;  most were written for tabular data, and thus are hard pressed
  48. to provide line-oriented output with text features such as boldfacing,
  49. italics, etc.  And like the word processor, you cannot import references
  50. from MedLine directly into your database.
  51.  
  52.         3.  Specialized Reprint Management Software.  All of the
  53. commercially-available ones I know of cost in the $100-$500 range, and these
  54. generally aren't the kind of programs carried by your local software
  55. discounter.  In any case, beware of their pricing!  More than one of the
  56. commercial programs have different "levels" of pricing, sometimes allowing
  57. you only 100 or so references in your database at the lowest level.  In a
  58. similar vein, almost all the commercial programs charge EXTRA for the ability
  59. to import references from MedLine files.
  60.         There are several shareware programs that are less than $50, but
  61. virtually all of them have severe limitations.  Most of them are simply
  62. compiled dBase programs and are therefore limited to the functions found
  63. in the dBase language.  Thus they often have crude (if any) formatting
  64. capabilities; most do not allow complex searches, such as "Find all papers
  65. written after 1985 written by Jones or Smith or Johnson that appeared in the
  66. Journal of Cell Biology with keywords DNA or protein".
  67.  
  68.         Pretty dismal, eh?!  Well, now there's hope.  JEPRS combines the best
  69. of all these features in one program.  A program that can run on any PC that
  70. has 512k or more of memory and 2 floppy drives or a hard disk.  A program
  71. that has on-line help, with the push of the F1 key.  A program with pull-down
  72. menus and pop-up dialog boxes.  A program that can do a complex search (like
  73. the one in the previous paragraph).  A program that allows up to 30
  74. USER-DEFINED output formats.  A program that costs less than $50 (including
  75. printed documentation).
  76.  
  77.         Here's a quick questionnaire you can use to compare your current
  78. program with JEPRS version 2.5:
  79.  
  80.   Topic           Question:                     JEPRS:       Your Program:
  81. ============= ================================ ==========  ================
  82. Ease of Use:  Pull-down menus & pop-up dialogs    Yes      ________________
  83.               Can use a mouse for menus           Yes      ________________
  84.               User-savable configuration file     Yes      ________________
  85.               On-line, context-sensitive help     Yes      ________________
  86.               Size of documentation files        >100k     ________________
  87. Requirements: RAM memory                          512k     ________________
  88.               Hard disk required                  No       ________________
  89. References:   Maximum references in database   10-64,000   ________________
  90.               Space for title, authors, journal,
  91.                 volume(issue), pages, year, type
  92.                 (journal, book/chapter, or abstract),
  93.                 editor, publisher, keywords       Yes      ________________
  94. Importing:    Imports comma-delimited, MedLine,
  95.                 BRS/Colleague, ERIC, Psyclit      Yes      ________________
  96. Exporting:    Exports MedLine and comma-delimited Yes      ________________
  97. Searching:    Case sensitive searches             Yes      ________________
  98.               Case insensitive searches           Yes      ________________
  99.               Simple search by author, title, etc Yes      ________________
  100.               Complex searches, including
  101.                 AND/OR/NOT Boolean logic          Yes      ________________
  102.               Sort search results by author,
  103.                 journal or year                   Yes      ________________
  104.               Able to modify search after complete Yes     ________________
  105.               Can the references be edited after
  106.                 being found in a Search           Yes      ________________
  107. Formatted
  108.  Output:      Can formatted output be sent to any
  109.                 combination of screen, text (ASCII)
  110.                 file, printer, and word processor
  111.                 file (WordPerfect 5.x & PC-Write) Yes      ________________
  112.               Does the program support underlining,
  113.                 boldface, italics, superscripts,
  114.                 and subscripts                    Yes      ________________
  115.               How many USER-DEFINED output styles
  116.                 are available                     30       ________________
  117.               Can the program output authors:
  118.                 Initials followed by last name    Yes      ________________
  119.                 Last name followed by initials    Yes      ________________
  120.                 (Last name followed by initials)
  121.                   for the first author, followed
  122.                   by (initials and then last name)
  123.                   for each subsequent author      Yes      ________________
  124.               Can formatted output be sorted by
  125.                 author, journal, or year          Yes      ________________
  126. Word Processor
  127.  Compatibility: Can the program produce word
  128.                 processor files (including PC-Write
  129.                 3.0 and WordPerfect 5.0/5.1)      Yes      ________________
  130.               Can the program look in your word
  131.                 processor file, find the reference
  132.                 in your database, produce a word
  133.                 processor output file, and then go
  134.                 back and replace the reference #s
  135.                 with an author/year or sequential
  136.                 number citations                  Yes      ________________
  137. Value:        Is the author a member of the ASP
  138.                 (Assoc. of Shareware Professionals) Yes    ________________
  139.               Price for registration              < $50    ________________
  140.               Does registration include:
  141.                 The latest version of the software  Yes    ________________
  142.                 A 60 page laser-printed, spiral-
  143.                   bound manual                    Yes      ________________
  144.                 Customer support for at least 6
  145.                   months following purchase       Yes      ________________
  146.  
  147.  
  148.  
  149. 3.  JEPRS'S FEATURES.
  150.  
  151.         Allow me to go into a little more detail about JEPRS's features.
  152. This section describes some of the more useful things about the program.
  153.  
  154.         1.  ADDING REFERENCES.  You enter the data for each reference
  155. citation on a well-laid out screen.  There is space for Title, Authors,
  156. Journal, Volume, Pages, Year, Citation Type (Journal, Book, or Abstract--each
  157. can be formatted differently!), Publisher, Editor, and Keywords.
  158.  
  159.         2.  IMPORTING.  Instead of typing each reference in by hand, you can
  160. import them from MedLine, BRS/Colleague, ERIC, Psyclit, or comma-delimited
  161. formatted files (produced by, for example, PaperChase or Current Contents on
  162. Diskette).  You can import all references at once, or one at a time (in which
  163. case you can edit or delete them before adding them to the database).  [Note
  164. that JEPRS itself directly imports MedLine and BRS/Colleague files; a free
  165. utility (called "Med2Go") is included that converts the other file types into
  166. MedLine files which can then be directly imported into JEPRS.]
  167.  
  168.         3.  EXPORTING.  You can export any or all of your references in the
  169. MEDLINE or comma-delimited formats.
  170.  
  171.         4.  FORMATTING.  You can define up to 30 formats of your own choosing
  172. for formatted output.  Output can be sent to any combination of screen,
  173. printer, text file, or word processor file.  References can be sorted by
  174. author, journal, or year before formatting.  Output can be underlined, bold-
  175. faced, italicized, super- and sub-scripted (depending upon your printer or
  176. word processor).  For printer output, you can specify:  lines per page,
  177. characters per line, indenting, numbering of references, numbering of pages,
  178. a header for each page, a title for the first page, and pausing after each
  179. page to allow you to insert a new sheet into the printer.  You can format
  180. your references differently depending on whether they are an Abstract,
  181. Journal article, or Book (or chapter).  Here's another unique feature of
  182. JEPRS--Let's say you want your output for books to look like this:
  183.  
  184.      Differentiation of Muscle (1989), Edited by J Jones, Joe-Bob Press.
  185.  
  186. But let's say one book doesn't have an editor; most programs would make your
  187. output look like this:
  188.  
  189.      Differentiation of Muscle (1989), Edited by , Joe-Bob Press.
  190.  
  191. JEPRS, however, allows you to have "conditional phrases", so that you could
  192. define the output so it would look like you wanted it to:
  193.  
  194.      Differentiation of Muscle (1989), Joe-Bob Press.
  195.  
  196. JEPRS also allows you such luxuries as listing authors by:  a) initials first
  197. followed by last name, b) last name, comma, initials, or c) last name, comma,
  198. initials for the first author, and initials followed by last name for each
  199. additional author.  You can also specify whether you want multiple authors
  200. connected by "and" or by "&" (or anything else you choose, up to 10 charac-
  201. ters).  And each of these can be different for every one of the 30 formats
  202. you are allowed to define.
  203.  
  204.         5.  WORD PROCESSOR COMPATIBILITY.  New with version 2.5 of JEPRS is
  205. the ability to read and write word processor files (including PC-Write 3.0
  206. and WordPerfect 5.0/5.1).  You can now do the following:
  207.           Create a word processor manuscript file that has JEPRS codes
  208.           in it (for example, {J#158} ).  Then exit your word processor
  209.           and start up JEPRS.  Go to the Format Menu, and specify
  210.           Input=Word processor file and Output=Word processor file.
  211.           After pressing Go, JEPRS will look through your word
  212.           processor file, find the references (such as {J#158} ) in
  213.           your JEPRS database, send them to a word processor file (such
  214.           as WordPerfect 5.1) in the currently defined Format Style,
  215.           and then go back to your word processed manuscript and
  216.           replace the JEPRS codes (such as {J#158} ) with either an
  217.           author/year citation (such as "Wright, et al., 1989") or
  218.           sequential numbers ("1", "2", ...).
  219.  
  220.         6.  SEARCHING.  This is another area where JEPRS shines.  Many menu-
  221. driven programs try to simplify your life by giving you a "form" to fill
  222. in for your searches.  These other programs allow you to search, for example,
  223. for ONE AUTHOR and ONE JOURNAL at a time, which is OK many times.  But what
  224. if you wanted to search for one of SEVERAL AUTHORS in SEVERAL JOURNALS, and
  225. even do complex searches with parentheses and AND/OR/NOT logic?  JEPRS can
  226. do complex searches like:  "((Wright and Lin) or (Weintraub and Lassar)) or
  227. ((Science or Nature) and (Myogenesis or Differentiation)) not <1986".  Try
  228. that on any other program!  In addition, references are displayed as soon as
  229. JEPRS finds them, in a condensed, single-line format.  Want to see the entire
  230. reference?  Just press <Enter>.  Want to edit it?  Just press <F4>.  You can
  231. page through the found references using the arrow keys and PgUp and PgDn.
  232. You can mark any references with an asterisk ('*') for output to printer
  233. or file.  You can even modify your search if it hasn't found quite what you
  234. were looking for.  Searches can be case-sensitive or case-insensitive, and
  235. can be displayed sorted by author and year.
  236.  
  237.         7.  GLOBAL DEFAULTS.  JEPRS has a number of options on each menu.
  238. But the nice thing is that they all have pre-set defaults, so if you don't
  239. want to change them, just press Go to start the action.  On the other hand,
  240. JEPRS is very user-definable.  There are a variety of options you can change
  241. and have saved in a configuration file; this file is loaded every time you
  242. start the program, so you can tailor JEPRS for yourself.  This Global
  243. Defaults Menu is available from most major menus within JEPRS and allows you
  244. to do such things as:  turn beeping on and off; select or modify a printer
  245. definition; select or modify an output format; turn blinking on and off;
  246. turn colors on and off (useful if you have a color video card and a single-
  247. color monitor); send a form-feed to the printer; or temporarily go to DOS
  248. to issue a command.
  249.  
  250.         8.  THE ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS.  JEPRS' author is a
  251. member of the Association of Shareware Professionals (ASP).  The ASP is a
  252. group of shareware authors that have banded together to promote shareware as
  253. QUALITY SOFTWARE.  To become a member of ASP, authors must submit their
  254. programs for review and, once accepted, must agree to abide by ASP's rules.
  255. These rules include minimum standards for a variety of aspects including
  256. documentation and customer support.  For example, all authors are required to
  257. include the following statement in their documentation:
  258.         "This program is produced by a member of the Association of
  259. Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  260. shareware principle works for you.  If you are unable to resolve a
  261. shareware-related problem with an ASP member by contacting the member
  262. directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help you
  263. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide
  264. technical support for members' products.  Please write to the ASP
  265. Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442-9427 or send a Compuserve
  266. Mail message to ASP Ombudsman 70007,3536."
  267.                               _______
  268.                          ____|__     |                (R)
  269.                       --|       |    |-------------------
  270.                         |   ____|__  |  Association of
  271.                         |  |       |_|  Shareware
  272.                         |__|   o   |    Professionals
  273.                       -----|   |   |---------------------
  274.                            |___|___|    MEMBER
  275.  
  276.  
  277.  
  278. 4.  HOW MUCH DOES IT COST?
  279.  
  280.         This is probably the best news of all.  It's not $495 or $195 or even
  281. $95.  It's $49.95 (+postage & handling).  You get the latest version of the
  282. software, a printed manual, and free customer support (by telephone, mail, &
  283. CompuServe Mail) for six months following your purchase.  And what makes your
  284. investment worry free is that JEPRS is shareware. "What's shareware?" you
  285. ask.  Shareware is NOT free software, but it is software that you can TRY OUT
  286. for free.  Try JEPRS at no risk for 60 days.  If you don't use it after
  287. the trial period, you owe me nothing.  If you do like it, register using the
  288. order form (ORDER.DOC), or just send $49.95 (plus $4 postage in the United
  289. States, $10 postage overseas) and specify a 3.5" or 5.25" disk.  That way, I
  290. have an incentive for continuing to update and improve JEPRS.  And you get
  291. great software at a great price.
  292.  
  293.  
  294.         If you have any questions, complaints, or suggestions about the
  295. program, please write:
  296.                 Louis M. Miranda
  297.                 400 Selby Avenue #301
  298.                 St. Paul, MN  55102
  299.  
  300.         ALTERNATIVE METHODS OF CONTACTING THE AUTHOR:
  301.         1.  CompuServe ID# 73567,471.
  302.         2.  If you attempt to contact the author and there is no reply or
  303.         your letter is returned by the post office, you can reach the author
  304.         through the Association of Shareware Professionals (ASP).  Contact
  305.         the ASP at:
  306.                 Association of Shareware Professionals
  307.                 545 Grover Road
  308.                 Muskegon, MI 49442-9427
  309.         You can also contact the ASP through CompuServe.  Just enter
  310.         GO SHAREWARE at any CompuServe ! prompt.
  311.  
  312.  
  313. <*** End of File ***>
  314.  
  315.