Rados│aw WIELICZKO
Konsultant
ERNST & YOUNG
Radoslaw.Wieliczko@ey.com.pl

Zgodnie z rozporz▒dzeniami Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad ustalania oraz wysoko╢ci nale┐no╢ci przys│uguj▒cych pracownikom z tytu│u podr≤┐y s│u┐bowej na obszarze kraju i z tytu│u podr≤┐y s│u┐bowej poza granicami kraju, ka┐dy wyjazd s│u┐bowy pracownika poza jego sta│e miejsce pracy, wymaga zlecenia od pracodawcy i wi▒┐e siΩ z konieczno╢ci▒ p≤╝niejszego opisu miejsca lub miejsc docelowych, czasu spΩdzonego w podr≤┐y, u┐ytych ╢rodk≤w lokomocji, warto╢ci przys│uguj▒cych diet i rycza│t≤w, itp. Odbywanie podr≤┐y s│u┐bowych jest obecnie tak powszechne, ┐e ich rozliczanie mo┐e wydawaµ siΩ czynno╢ci▒ rutynow▒, dawno opanowan▒ przez delegowanych. Jednak do dnia dzisiejszego pokutuj▒ pewne schematy, charakterystyczne b│Ωdy pope│niane przy ustalaniu i rozliczaniu podr≤┐y s│u┐bowych.


Stary druk polecenia wyjazdu


Pisemna forma dokumentowania delegacji wynika z potrzeby nale┐ytego dokumentowania wydatk≤w przede wszystkim dla cel≤w podatkowych. Jednak samo rozliczanie delegacji na pi╢mie ma w Polsce d│u┐sz▒ tradycjΩ ni┐ ustawy podatkowe, aktualnie reguluj▒ce ┐ycie gospodarcze. Podr≤┐ s│u┐bow▒ najczΩ╢ciej rozlicza siΩ na podstawie druku polecenia wyjazdu s│u┐bowego. Format tego druku powsta│ kilkadziesi▒t lat temu i obecnie nieco ju┐ tr▒ci myszk▒. Zawiera zbyt du┐▒ ilo╢µ rubryk, przy czym czΩ╢µ z nich pozostaje niejasna i rodzi czΩsto r≤┐ne interpretacje przy ich wype│nianiu. Druk "wymusza" z│o┐enie a┐ o╢miu podpis≤w, podczas gdy wystarczaj▒ca by│aby ich po│owa. Opr≤cz wad, dokument polecenia wyjazdu s│u┐bowego ma r≤wnie┐ zalety, a najwiΩksza z nich polega na tym, ┐e jest. Ja jednak namawiam do opracowania w│asnego formatu, zawieraj▒cego tylko informacje niezbΩdne ze wzglΩdu na wymogi dokumentowania delegacji, wyp│ywaj▒ce bezpo╢rednio z cytowanych wy┐ej rozporz▒dze± Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. W│asne druki bΩd▒ mia│y szansΩ byµ prostszymi i jednoznacznymi, a przez to │atwiejszymi w wype│nianiu. Mog▒ one r≤wnie┐ zawieraµ dodatkowe pola informacyjne, je┐eli zak│ad pracy lub charakter wyjazdu wskazuj▒ na tak▒ potrzebΩ. Jednym z przyk│ad≤w indywidualnego kreowania formatu druku mo┐e byµ dodanie rubryk do wpisania u┐ytych kurs≤w walut obcych, przy podr≤┐ach zagranicznych. Opracowanie i u┐ywanie w│asnych druk≤w jest dzia│aniem godnym polecenia, bo u│atwia i znacznie przy╢piesza procedurΩ rozliczania wyjazd≤w s│u┐bowych.


Kr≤tki to niebezpieczny


W wielu przedsiΩbiorstwach pokutuje pogl▒d, ┐e kr≤tkie, trwaj▒ce do o╢miu godzin, wyjazdy s│u┐bowe, nie wymagaj▒ wype│nienia druk≤w polecenia wyjazdu, gdy┐ nie rodz▒ ┐adnych zobowi▒za± w postaci diet i rycza│t≤w dla pracownika delegowanego. Ewentualne wydatki got≤wkowe dokonane przez delegowanego w czasie takiej podr≤┐y traktuje siΩ w≤wczas jako wydatki z tytu│u zwyk│ej zaliczki. W mojej opinii dzia│ania te stoj▒ nie tylko wbrew przepisom ustalonym we wcze╢niej przytoczonych rozporz▒dzeniach, ale i stwarzaj▒ okre╢lone niebezpiecze±stwo dla pracownik≤w delegowanych. Przy ewentualnych wypadkach w trakcie nieformalnej delegacji, to na pracowniku bΩdzie ci▒┐y│ wym≤g udowodnienia, ┐e zdarzenie mia│o miejsce w czasie realizacji jego zada± w ramach stosunku s│u┐bowego. Dlatego te┐, maj▒c w ╢wiadomo╢ci tysi▒ce kr≤tkich podr≤┐y s│u┐bowych, odbywanych codziennie, bez formalnego polecenia pracodawcy, zachΩcam do ka┐dorazowej rejestracji wyjazdu. I w tym przypadku mo┐na samemu opracowaµ uproszczony druk polecenia wyjazdu s│u┐bowego u┐ywany tylko przy podr≤┐ach do o╢miu godzin, tak by czas jego wype│niania ograniczyµ do minimum. Rozwi▒zanie to w pewnym sensie zabezpieczy osoby delegowane przed niepo┐▒danymi skutkami mo┐liwych, przykrych zdarze±, a i pracodawcy oszczΩdzi przysz│ych problem≤w.


Zapomniany cel podr≤┐y


Pracownicy delegowani oraz osoby deleguj▒ce i zatwierdzaj▒ce podr≤┐, czΩsto nie wpisuj▒ zadania okre╢lonego dla niej, na drukach polecenia wyjazdu. Jest to wynik zwyk│ego zapominania lub te┐ umy╢lnego bagatelizowania tego wymogu. Pisemne okre╢lenie zadania wydaje siΩ jednak odgrywaµ zasadnicz▒ rolΩ dla cel≤w dowodowych i przy klasyfikacji koszt≤w podr≤┐y. To w│a╢nie tre╢µ zadania decyduje o powi▒zaniu podr≤┐y z dzia│alno╢ci▒ pracodawcy, a przez to determinuje, czy koszty poniesione w wyniku delegacji, mog▒ byµ uznane jako obci▒┐enie pracodawcy, zar≤wno z punktu widzenia prawa bilansowego jak i podatkowego. Oczywistym jest r≤wnie┐, i┐ postawione dla podr≤┐y s│u┐bowej zadanie, nie musi byµ przez ni▒ ca│kowicie zrealizowane, by poniesione w delegacji wydatki mo┐na uznaµ za koszt pracodawcy. Wystarczy jedynie udokumentowanie, ┐e osoba delegowana dzia│a│a w celu realizacji postawionego jej zadania, kt≤re z kolei zwi▒zane by│o z dzia│alno╢ci▒ pracodawcy. Reasumuj▒c, brak opisanego zadania, czyli celu delegacji mo┐e zdeprecjonowaµ podr≤┐, jako narzΩdzie realizacji zada± pracodawcy i w praktyce prowadziµ do nie uznania koszt≤w delegacji przez w│adze fiskalne i bieg│ych rewident≤w. Bezpo╢rednim skutkiem tego bΩd▒ gorsze wyniki finansowe pracodawcy i wzrost podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.


Kto deleguje i jak deleguje


Zgodnie z okre╢lonymi wy┐ej rozporz▒dzeniami, zadanie, czyli cel delegacji, a tak┐e termin, miejsce wyjazdu, miejscowo╢µ rozpoczΩcia i zako±czenia, ╢rodek transportu okre╢la pracodawca. On jest wiΩc osob▒ upowa┐nion▒ do delegowania innych. Kim jest zatem pracodawca ? Wed│ug Kodeksu Pracy, pracodawc▒ jest jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna zatrudniaj▒ca pracownik≤w. W przypadku jednostki organizacyjnej, w imieniu pracodawcy wystΩpuje organ zarz▒dzaj▒cy albo inna wyznaczona osoba. W ten oto spos≤b kr▒g os≤b mog▒cych reprezentowaµ pracodawcΩ mo┐e byµ w praktyce bardzo szeroki. Zale┐y to tylko od woli cz│onk≤w organu zarz▒dzaj▒cego przy cedowaniu swoich pe│nomocnictw podleg│ym pracownikom. Podr≤┐uj▒ca czΩ╢µ personelu nie powinna mieµ wiΩc k│opotu z uzyskaniem skierowania do odbycia delegacji. Jednak zawsze nale┐y dopilnowaµ, by osoby zlecaj▒ce wyjazdy by│y formalnie do tego uprawnione przez organ zarz▒dzaj▒cy.

Prosta mo┐e byµ r≤wnie┐ forma zlecania delegacji. Przepisy nie okre╢laj▒ jej szczeg≤│owo, mo┐na wiΩc zak│adaµ, i┐ dozwolone jest nawet ustne skierowanie pracodawcy. Forma ta ma przy tym niew▒tpliwe zalety, polegaj▒ce na likwidacji obiegu dokument≤w na tym etapie, zwiΩkszenia operatywno╢ci personelu zarz▒dzaj▒cego i szybko╢ci dzia│ania pracownik≤w. W wielu zak│adach pracy, szczeg≤lnie du┐ych i z wieloletni▒ tradycj▒ ustna forma delegowania jest jednak nie do przyjΩcia, g│≤wnie ze wzglΩdu na obawΩ przed konsekwencjami fiskalnymi, wynikaj▒cymi z nienale┐ytego udokumentowania delegacji. Zlecenie ustne nie podwa┐a jednak wiarygodno╢ci podr≤┐y s│u┐bowej. Od tego jest rzetelne rozliczenie delegacji, dokumentacja wydatk≤w w czasie podr≤┐y i wreszcie ich akceptacja przez pracodawcΩ.